Custom Modules Tutorial für Zoho CRM

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Zoho CRM bietet eine Vielzahl von Standardmodulen wie Leads, Kontakte, Accounts und Deals, die für die meisten Geschäftsprozesse bestens geeignet sind. Doch was passiert, wenn Sie spezielle Daten oder Prozesse verfolgen möchten, die in der Standardkonfiguration nicht abgebildet sind? Hier kommen die Custom Modules ins Spiel – eine der flexibelsten und leistungsfähigsten Funktionen von Zoho CRM. In diesem umfassenden Tutorial erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Module erstellen, mit anderen Modulen verknüpfen und optimal verwalten können, um Ihre CRM-Daten perfekt an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen.

Wir zeigen Ihnen praxisnah, wie Sie mit Custom Modules Ihre Zoho CRM-Instanz maßgeschneidert erweitern können – egal, ob Sie neu in Zoho sind oder Ihre bestehende Lösung verbessern wollen.

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

  1. Einführung in Custom Modules
  2. Schritt 1: Erstellen eines neuen Custom Modules
  3. Schritt 2: Gestaltung des Moduls – Felder und Abschnitte hinzufügen
  4. Schritt 3: Verknüpfung mit bestehenden Modulen
  5. Schritt 4: Arbeiten mit Subformularen
  6. Schritt 5: Berechtigungen und Sichtbarkeit einstellen
  7. Schritt 6: Nutzung und Verwaltung der Custom Modules im Alltag
  8. Schritt 7: Besonderheiten und Einschränkungen von Custom Modules
  9. Fazit

Einführung in Custom Modules

Zoho CRM kommt standardmäßig mit einer Reihe von Modulen, die die meisten Geschäftsprozesse abdecken. Dazu gehören:

  • Leads
  • Kontakte
  • Accounts (Firmenkonten)
  • Deals (Verkaufschancen)
  • Aktivitäten wie Aufgaben, Meetings und Anrufe
  • Items und Services (Produkte und Dienstleistungen)

Doch jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen, die so nicht immer abgebildet werden können. Hier ermöglichen Custom Modules eine maßgeschneiderte Erweiterung Ihres CRM. Sie können komplett neue Datenbanken innerhalb von Zoho CRM schaffen, die genau auf Ihre Prozesse zugeschnitten sind. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen nach Abschluss eines Deals für die Auftragsabwicklung separate Job-Datensätze benötigen, die mehrere Jobs pro Deal abbilden können.

Der große Vorteil: Custom Modules sind vollständig in Zoho CRM integriert. Sie können Daten erfassen, filtern, verknüpfen, Berichte erstellen, Dashboards bauen und sogar Automatisierungen und Mail-Merge-Vorlagen speziell für diese Module anlegen.

Schritt 1: Erstellen eines neuen Custom Modules

Der erste Schritt besteht darin, ein neues Modul anzulegen. So geht’s:

  1. Öffnen Sie in Zoho CRM die Einstellungen.
  2. Gehen Sie zu Anpassung > Module und Felder.
  3. Klicken Sie oben rechts auf Neues Modul erstellen.
  4. Geben Sie dem Modul einen Namen. In unserem Beispiel nennen wir das Modul Jobs. Dieses Modul soll Aufträge verwalten, die aus Deals entstehen.
  5. Definieren Sie den Singularnamen (z.B. „Job“), der für einzelne Datensätze verwendet wird.

Wichtig: Entscheiden Sie zu Beginn, wie der Name des Datensatzes generiert wird. Im Modul-Eigenschaften-Menü können Sie festlegen, ob die Datensätze eine automatische Nummerierung erhalten (z.B. Job 1, Job 2) oder ob Sie manuell einen beschreibenden Namen eingeben wollen. Diese Einstellung lässt sich nach dem Speichern nicht mehr ändern, daher ist es wichtig, hier von Anfang an die richtige Wahl zu treffen.

Schritt 2: Gestaltung des Moduls – Felder und Abschnitte hinzufügen

Nachdem das Modul erstellt ist, können Sie es mit den passenden Feldern ausstatten, die Ihre Datenstruktur abbilden. Zoho CRM bietet eine Vielzahl von Feldtypen, die Sie per Drag & Drop in Ihr Modul ziehen können:

  • Textfelder für einfache Texteingaben
  • Mehrzeilige Textfelder für ausführlichere Beschreibungen
  • Auswahllisten (Picklists) für vordefinierte Auswahloptionen, z.B. Statuswerte
  • Datumsfelder für Start- und Fertigstellungstermine
  • Lookup-Felder für Verknüpfungen zu anderen Modulen
  • Automatisch nummerierte Felder für eindeutige Identifikationsnummern

Ein bewährtes Vorgehen ist es, das Modul in logische Abschnitte zu unterteilen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Zum Beispiel:

  • Job-Informationen: Grundlegende Daten wie Jobname, Beschreibung, Status, Start- und Enddatum
  • Beziehungsinformationen: Verknüpfungen zu Accounts, Kontakten und dem ursprünglichen Deal

Zusätzlich sollten Sie das System-Informationsfeld „Besitzer“ (Owner) und „Erstellt von“ in einen separaten Abschnitt verschieben, da diese Felder nicht bei jeder Ansicht relevant sind, aber wichtig für die Nachverfolgung bleiben.

Felder, die in Ihrem Kontext nicht benötigt werden (z.B. E-Mail-Felder in einem Job-Modul), können Sie einfach entfernen, um das Modul sauber und übersichtlich zu halten.

Schritt 3: Verknüpfung mit bestehenden Modulen

Ein Kernfeature von Custom Modules ist die Möglichkeit, sie mit den Standardmodulen zu verbinden. So stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Datensätze in den Kontext der bestehenden CRM-Daten eingebettet sind und leicht gefunden werden können.

Die Verknüpfung erfolgt über sogenannte Lookup-Felder. Dabei wählen Sie aus, zu welchem Modul eine Verbindung hergestellt werden soll, z.B.:

  • Account: Das Unternehmen, für das der Job ausgeführt wird
  • Kontakt: Die primäre Ansprechperson für den Job
  • Deal: Der ursprüngliche Verkaufsabschluss, aus dem der Job hervorgeht

Ein wichtiger Tipp: Achten Sie darauf, den Related List Title sinnvoll zu benennen. Dieser Titel erscheint auf der Seite des verknüpften Moduls und bezeichnet die Liste der verbundenen Datensätze. Beispielsweise sollten Jobs im Account-Modul als „Jobs“ oder „Job-Liste“ angezeigt werden. So behalten Sie die Übersicht und erleichtern die Navigation für alle Nutzer.

Schritt 4: Arbeiten mit Subformularen

Subformulare sind eine großartige Möglichkeit, um innerhalb eines Datensatzes weitere strukturierte Daten zu erfassen. Im Job-Modul könnte ein Subformular beispielsweise dazu dienen, die Produkte oder Dienstleistungen aufzulisten, die für den jeweiligen Job relevant sind.

So fügen Sie ein Subformular hinzu:

  1. Wählen Sie im Modul-Editor das Feld „Subformular“ aus.
  2. Fügen Sie Felder hinzu, wie z.B. Lookup-Feld zu Items (Produkte), Mengenangabe und weitere relevante Details.
  3. Speichern Sie das Subformular, das dann als Tabelle innerhalb des Job-Datensatzes erscheint.

Subformulare erlauben eine flexible und übersichtliche Darstellung von Daten, die in einer 1:n-Beziehung zum Hauptdatensatz stehen.

Schritt 5: Berechtigungen und Sichtbarkeit einstellen

Nach dem Erstellen des Moduls müssen Sie festlegen, welche Benutzergruppen auf das Modul zugreifen können. Zoho CRM arbeitet mit sogenannten Permission Sets, die Sie für jedes Modul individuell aktivieren oder deaktivieren können. Sie können dies je nach interner Rollenverteilung und Datenschutzanforderungen anpassen.

Schritt 6: Nutzung und Verwaltung der Custom Modules im Alltag

Nach dem Anlegen und Konfigurieren Ihres Custom Modules stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, es im Alltag zu nutzen:

  • Direkte Datensatzanlage: Sie können jederzeit über das Hauptmenü das Job-Modul öffnen und neue Jobs manuell anlegen.
  • Datensätze aus anderen Modulen erstellen: Häufiger werden Jobs direkt aus einem Deal heraus angelegt. Hierzu fügen Sie die „Jobs“-Related List in der Deal-Ansicht hinzu und platzieren sie möglichst weit oben für schnellen Zugriff.
  • Verknüpfte Datensätze anzeigen: Jobs erscheinen automatisch in den verknüpften Account- und Kontakt-Datensätzen in den entsprechenden Related Lists.

Ein Beispiel: Sie befinden sich in einem Deal, klicken auf „Neuen Job erstellen“ in der Jobs-Related List, wählen den primären Kontakt aus, vergeben einen Jobnamen, setzen den Status auf „Offen“ und legen Start- und Enddatum fest. Nach dem Speichern ist der Job mit dem Deal, dem Account und dem Kontakt verknüpft und erscheint in allen relevanten Listen.

Darüber hinaus können Sie für Custom Modules:

  • Individuelle E-Mail-Vorlagen erstellen, die speziell auf die Datenfelder des Moduls zugreifen
  • Mail-Merge-Vorlagen (z.B. PDF-Zusammenfassungen) anlegen, um automatisierte Dokumente zu generieren
  • Berichte und Dashboards bauen, die Daten aus dem Custom Module und verknüpften Modulen kombinieren
  • Aufgaben, Termine und Anrufe direkt mit einem Custom Module-Datensatz verknüpfen

Schritt 7: Besonderheiten und Einschränkungen von Custom Modules

Custom Modules funktionieren in Zoho CRM fast wie Standardmodule, allerdings gibt es einige wichtige Unterschiede, die Sie kennen sollten:

1. Rollup von Notizen und E-Mails

In Standardmodulen wie Deals oder Accounts werden Notizen und E-Mails automatisch auf übergeordnete Datensätze hochgerollt. Das bedeutet, wenn Sie eine Notiz auf einem Deal speichern, erscheint diese auch im zugehörigen Account.

Bei Custom Modules funktioniert dieses automatische Rollup leider nicht. Notizen, die Sie in einem Job speichern, werden nicht automatisch im verknüpften Account sichtbar.

Ähnlich verhält es sich mit E-Mails: E-Mails, die aus einem Deal heraus versendet werden, erscheinen auch im Account. E-Mails aus einem Job heraus sind zwar mit dem Kontakt verknüpft, aber die Darstellung im Account ist nicht so nahtlos.

Diese Einschränkungen können durch individuelle Workarounds wie benutzerdefinierte Listen oder Skripte teilweise ausgeglichen werden, erfordern aber zusätzlichen Aufwand.

2. Unumkehrbarkeit der Namensfeldtyp-Entscheidung

Wie bereits erwähnt, kann der Typ des Namensfeldes (automatisch nummeriert oder manuell) nach der Erstellung des Moduls nicht mehr geändert werden. Planen Sie diesen Punkt daher sorgfältig, um spätere Probleme zu vermeiden.

3. Benutzerdefinierte Automatisierungen und Integrationen

Custom Modules können in Zoho CRM genauso wie Standardmodule in Automatisierungen (Workflows, Blueprint, Funktionen) eingebunden werden. Sie können auch per API angesprochen und mit Drittanbieter-Tools synchronisiert werden. Beachten Sie aber, dass komplexe Integrationen etwas mehr Planung benötigen, um alle Beziehungen und Datenflüsse korrekt abzubilden.

Fazit

Custom Modules sind eine der mächtigsten Funktionen von Zoho CRM, wenn es darum geht, Ihr CRM-System exakt an Ihre individuellen Geschäftsprozesse anzupassen. Sie ermöglichen es Ihnen, neue Datenbanken innerhalb von Zoho anzulegen, die vollständig in das CRM-Ökosystem integriert sind.

Mit Custom Modules können Sie:

  • Spezielle Daten erfassen, die in Standardmodulen nicht abgebildet sind
  • Module mit bestehenden Datensätzen wie Accounts, Kontakten und Deals verknüpfen
  • Subformulare nutzen, um strukturierte Listen innerhalb eines Datensatzes zu verwalten
  • Individuelle E-Mail- und Mail-Merge-Vorlagen anlegen
  • Berichte und Dashboards speziell für Ihre Custom Modules erstellen

Gleichzeitig sollten Sie sich der kleinen Einschränkungen bewusst sein, etwa hinsichtlich des Rollups von Notizen und E-Mails, und diese bei der Planung berücksichtigen.

Profi-Tipp: Planen Sie Ihre Custom Modules sorgfältig, insbesondere die Feldstruktur und Beziehungen. Nutzen Sie Abschnitte zur besseren Übersichtlichkeit und testen Sie die Module intensiv im Alltag. So vermeiden Sie spätere Anpassungsschleifen und sichern den Erfolg Ihrer Zoho CRM-Implementierung.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Anleitung dabei hilft, Ihre Zoho CRM-Instanz noch leistungsfähiger zu machen. Viel Erfolg bei der Umsetzung!