Workqueue für Zoho CRM: So konsolidieren Sie alle Aufgaben auf einer Seite

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Zoho CRM bietet mit der neuen Workqueue eine einfache, aber mächtige Möglichkeit, mehrere Arbeitslisten auf einer einzigen Oberfläche zusammenzuführen. Statt zwischen Leads, Deals, Aufgaben und benutzerdefinierten Ansichten zu springen, können Sie nun alle aktionspflichtigen Elemente zentral bearbeiten und Ihre Team-Produktivität deutlich steigern.

Inhaltsverzeichnis

Step 1: Verstehen, was die Workqueue löst

In vielen CRM-Umgebungen verstreuen sich Aufgaben über mehrere Module. Beispiele:

  • Inbound-Leads, die zugewiesen werden müssen
  • Deals mit genehmigtem Angebot, die eine Aktion erfordern
  • Datensätze ohne Kontakt in X Tagen
  • Offene Blueprint-Übergänge oder Genehmigungen

Die Workqueue bringt diese verschiedenen Listen zusammen und zeigt sie in einem konsolidierten, durchgehenden Ablauf an. Die Idee ist einfach: definieren Sie Bereiche, in denen Arbeit passiert, und stellen Sie diese auf einer Seite dar, damit Nutzer systematisch „von oben nach unten“ abarbeiten können.

Step 2: Erste Schritte in der Workqueue – Standardbereiche prüfen

Wenn Sie Workqueue öffnen, finden Sie standardmäßig Elemente wie Meine Aufgaben, Meetings und Calls am oberen Rand. Diese Bereiche lassen sich nach Fällig- oder geplanten Daten filtern.

Besonders praktisch: Blueprint-Übergänge und Genehmigungen erscheinen in der Sektion Jobs. Dadurch werden aktive Übergänge, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, sofort sichtbar, anstatt irgendwo in einem separaten Modul zu verschwinden.

Step 3: Eigene Work-Queues erstellen – Empfehlungen

Aufbauempfehlung:

  1. Erstellen Sie in den jeweiligen Modulen zuerst eine Custom View (z. B. Deals im Stage „Value Proposition“).
  2. Teilen Sie die View mit den relevanten Nutzern oder Rollen.
  3. Fügen Sie diese Custom View anschließend in der Workqueue als neuen Cue hinzu.

Warum zuerst die Custom View? Views sind wiederverwendbar, nützlich für Scripting und Integrationen, und vermeiden unnötige Duplikation in der Workqueue-Oberfläche. Ich empfehle außerdem die Ansichtstypen Category View, da diese die Elemente nach Modul gruppieren und die Übersichtlichkeit erhöhen.

Step 4: Letzte Aktivität clever nutzen – “Last activity time”

Ein Schlüssel-Feld für funktionierende Queues ist Last activity time. Dieses Feld aktualisiert sich automatisch, wenn ein Datensatz berührt wird, zum Beispiel:

  • Feldänderung
  • Notiz hinzufügen
  • Erstellen oder Abschließen einer Aufgabe, eines Meetings oder eines Anrufs
  • Versand einer E-Mail

Tipp: Legen Sie Ihre Custom Views so an, dass sie Datensätze mit einer letzten Aktivität älter als X Tage anzeigen. Beispiel: „Deals in Stage Value Proposition, deren letzte Aktivität 7 Tage oder älter ist“. Sobald ein Teammitglied den Datensatz anfasst, verschwindet er automatisch aus der Queue. So weiß jeder Nutzer, dass seine Liste wirklich „abgearbeitet“ ist.

Step 5: Rollen, Filter und Teamübersicht

Workqueue lässt sich pro Benutzer oder Rolle konfigurieren. Nutzen Sie diese Möglichkeiten:

  • Unterschiedliche Queues für CEO, Sales-Team und Support-Mitarbeiter erstellen
  • Filter oben rechts verwenden, um schnelle Kriterien wie „Wert größer als X“ oder „Region“ anzuwenden
  • Vertriebsleiter können die Queues ihrer Teammitglieder sehen (abhängig von Rollenhierarchie und Berechtigungen)

Damit behalten Sie nicht nur die eigene To-Do-Liste im Blick, sondern können auch Engpässe im Team schnell identifizieren.

Step 6: Best Practices für nutzbringende Queues

Einige praxisbewährte Regeln, damit die Workqueue wirklich funktioniert:

  • Definieren Sie „Done“ klar: Wann gilt ein Datensatz als abgearbeitet? (z. B. Notiz hinterlegt, Aufgabe erstellt, Stage geändert)
  • Nutzen Sie Custom Views statt ad-hoc-Filtern in der Workqueue UI, damit Regeln konsistent bleiben
  • Begrenzen Sie die Anzahl der Queues pro Rolle, sonst entsteht wieder Informationschaos
  • Erstellen Sie Queue-Standards für Ihr Team, z. B. „Leads: nicht kontaktiert in 3 Tagen“, „Deals: kein Kontakt in 7 Tagen“
  • Regelmäßig prüfen, welche Queues tatsächlich genutzt werden und welche aussortiert werden können

Step 7: Praktische Beispiele

Vertrieb

  • Queue: Leads ohne Kontakt in 3 Tagen
  • Queue: Deals mit genehmigtem Angebot, die gesendet werden müssen

Kundensupport

  • Queue: Fälle mit ausstehender Kundenrückmeldung seit 48 Stunden
  • Queue: SLA-Brecher in den nächsten 24 Stunden

Operations

  • Queue: Accounts für monatliche Review-Checks
  • Queue: Aufgaben mit hoher Priorität und Fälligkeit diese Woche

Fazit und Empfehlung

Workqueue ist ein großer Schritt Richtung Einfacheit im CRM-Alltag. Sie konsolidiert Aufgaben aus unterschiedlichen Modulen, bringt Blueprint-Übergänge in den Fokus und ermöglicht klare, abarbeitbare Listen für verschiedene Rollen. Beginnen Sie mit klaren Custom Views, nutzen Sie Last activity time als automatisches „Ablagekriterium“ und definieren Sie für Ihr Team eindeutige Regeln, wann ein Eintrag als erledigt gilt.

Probieren Sie die Workqueue aus, konfigurieren Sie ein paar role-spezifische Queues und beobachten Sie, wie schnell Ihr Team damit eine echte „Inbox Zero“ Erfahrung erreichen kann.