Kennen Sie das Chaos, wenn Informationen zu Leads, Interessenten oder Kunden überall verteilt sind? Genau hier schafft die Kontakthistorie im Zoho CRM Abhilfe. Sie bündelt E-Mails, Anrufe, Termine, Aufgaben, Angebote, Rechnungen, Webseitenbesuche, Tickets und viele weitere Einträge an einer Stelle. Das Ergebnis: maximale Transparenz, weniger Doppelarbeit und ein professionelleres Auftreten gegenüber Kunden und Partnern.

Warum die Kontakthistorie so wichtig ist

Eine vollständige Historie ermöglicht es Ihnen, in jeder Situation schnell und fundiert zu reagieren. Statt mühsam Informationen zusammenzusuchen, haben Sie alle relevanten Interaktionen direkt im Kontakt- oder Firmendatensatz. Das spart Zeit, reduziert Missverständnisse und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Die Historie im CRM bündelt alle Informationen zu einem Lead, Interessenten oder Kontakt an einem Ort.

Was die Kontakthistorie alles enthalten kann

Die Kontakthistorie ist kein reines E-Mail-Archiv. Sie kann praktisch jede Form von Interaktion und Dokumentation beinhalten:

• Formulare: Erstellen Sie im CRM ein eigenes Modul für Formulare. So sehen Sie, auf welcher Seite sich jemand registriert hat, zu welcher Uhrzeit und mit welcher IP-Adresse.
• Aufgaben: Legen Sie Aufgaben direkt im CRM an, damit Wiedervorlagen und To-dos transparent für das gesamte Team sichtbar sind.
• Termine: Planen Sie Termine im CRM, damit vergangene und zukünftige Meetings an einem Ort dokumentiert sind. Bei Bedarf können Kalender mit Outlook synchronisiert werden.
• Anrufe: Führen Sie ausgehende Anrufe aus dem CRM, damit Gesprächsergebnisse automatisch in der Historie landen. Gleiches gilt für eingehende Anrufe.
• E-Mails: Sämtliche ein- und ausgehende E-Mails werden in der Kontakthistorie zusammengeführt, inklusive der Mails mehrerer Mitarbeiter.
• Briefe und Dokumente: Aus Zoho CRM heraus können Briefe erzeugt und gedruckt werden. Alle erstellten Dokumente werden in der Historie gespeichert.
• Tickets und Social Messages: Über Zoho Desk lassen sich E-Mail-Gruppenpostfächer, Helpdesk-Tickets sowie Nachrichten aus Facebook Messenger, Instagram, LinkedIn oder WhatsApp zentral verwalten und im CRM sichtbar machen.
• Verkaufschancen, Angebote, Aufträge, Rechnungen: Deals und Abschlüsse erscheinen in der Historie. Durch die Integration mit Zoho Books sehen Sie Angebote, Aufträge und Rechnungen direkt im CRM.
• Custom Module: Eigene Module für Bewertungen, Referenzen, Empfehlungen oder Events ermöglichen, Bewertungen und Empfehlungen direkt beim Kontakt zu dokumentieren.
• Firmendaten: In B2B-Szenarien sind Kontakte mit Firmen verknüpft, sodass Sie die gesamte Firmenhistorie mit allen zugeordneten Kontakten einsehen können.
• Webseitenbesuche: Mit Zoho Sales IQ sehen Sie, wie oft jemand Ihre Website besucht hat und welche Seiten aufgerufen wurden.
• Events und Webinare: Teilnehmerregistrierungen, An- und Abmeldungen sowie tatsächliche Teilnahme können als eigene Einträge in der Historie abgelegt werden.

Praktische Tipps für Einrichtung und Nutzung

Die Kontakthistorie entfaltet ihre Kraft erst, wenn Prozesse diszipliniert aus dem CRM heraus abgewickelt werden. Meine wichtigsten Tipps:

1. Formular-Modul anlegen: Übertragen Sie alle Webformulare in ein eigenes CRM-Modul, damit Registrierungen nachvollziehbar sind.
2. Aufgaben im CRM anlegen: Erstellen Sie Wiedervorlagen und Aufgaben ausschließlich im CRM, um Transparenz zu behalten.
3. Termine im CRM planen: Nutzen Sie das CRM für Scheduling; bei Bedarf Kalender synchronisieren.
4. Anrufe aus dem CRM tätigen: So werden Ergebnisse und Gesprächszeiten automatisch dokumentiert.
5. Emails zentralisieren: Binden Sie Mailkonten an das CRM, damit alle Nachrichten in der Kontakthistorie landen.
6. Tickets integrieren: Nutzen Sie Zoho Desk für Supportkanäle und verbinden Sie es mit dem CRM.
7. Custom Modules verwenden: Legen Sie Module für Bewertungen, Empfehlungen oder Events an, um spezifische Informationen strukturiert zu erfassen.
8. Disziplin und Prozesse: Schaffen Sie klare Regeln, dass alle relevanten Aktionen im CRM dokumentiert werden.

Einblick in den Kontakt-Datensatz: Was Sie sehen werden

Im Kontaktdatensatz können Sie die Historie ein- oder ausblenden und erhalten dann eine kompakte Übersicht aller Einträge. Typische Bereiche sind:

• Notizen und verbundene Einträge
• Kadenzen und E-Mail-Kampagnen
• Gesprächsleitfäden und eigene Gesprächs-Module
• Offene Aktivitäten wie Aufgaben und Wiedervorlagen
• Abgeschlossene Aktivitäten aus der Vergangenheit
• Ausgefüllte Formulare und Webseitenbesuche (Sales IQ)
• E-Mails, Anhänge und gekaufte Produkte
• Einladungen zu Meetings und Kampagnen
• Zoho Desk Tickets und Umfrageergebnisse aus Zoho Survey
• Signierte Dokumente via Zoho Sign
• Voice Agent Anrufe und personalisierte Videos
• Follow-up-Kampagnen und spezielle Objektanfragen, z. B. bei Immobilien

Die Zeitlinie ist eine besonders nützliche Ansicht, um chronologisch nachzuvollziehen, was wann passiert ist. So bekommen Sie schnell ein Gefühl dafür, welche Schritte bereits unternommen wurden und welche noch offen sind.

Zoho CRM for everyone: CRM nicht nur für Vertrieb

Zoho CRM eignet sich nicht nur für Marketing, Vertrieb und Service. Mit dem Konzept “CRM for Everyone” können Personalabteilung, Projektmanagement, Buchhaltung, Finanzen und die Geschäftsführung eigene Abläufe direkt im CRM abbilden. Das heißt: Alle Abteilungen tragen Informationen in dieselbe Historie ein. Das bringt Prozesse zusammen und macht das CRM zur zentralen Informationsbasis für das gesamte Unternehmen.

Fazit und nächste Schritte

Die Kontakthistorie ist ein zentraler Baustein für ein strukturiertes, digitales Kundenmanagement. Mit der richtigen Integration und diszipliniertem Arbeiten aus dem CRM heraus haben Sie alle relevanten Informationen übersichtlich an einem Ort. Empfehlenswerte Integrationen sind Zoho Desk, Zoho Books und Zoho Sales IQ sowie individuelle Module für Bewertungen, Empfehlungen oder Events.