In diesem Leitfaden fassen wir das neue Connected Workflows-Feature in Zoho CRM zusammen und zeigen Schritt für Schritt, wie Sie mehrstufige, modulübergreifende Prozesse zentral gestalten können. Dieser Beitrag erläutert praxisnah, wie Sie Connected Workflows in Ihrem System einrichten, testen und mit bestehenden traditionellen Workflows kombinieren. Wir richten uns an Administratoren und Power-User, die komplexere Vertriebs- und Onboarding-Prozesse in Zoho CRM abbilden möchten.
Step 1: Warum Connected Workflows? Überblick & Ziel
Connected Workflows dienen dazu, mehrere Module und zugehörige Datensätze aus einer konsolidierten Oberfläche heraus zu automatisieren. Statt viele einzelne Workflow-Regeln in unterschiedlichen Modulen zu pflegen, können wir damit zusammenhängende Schritte (z. B. Demo planen → Funding klären → Deal aktualisieren → Onboarding erstellen) in einem Fluss abbilden.
Die primären Vorteile sind:
- Übersichtlichkeit: Alle verknüpften Aktionen und Module werden in einem Flow-Diagramm sichtbar.
- Weniger verstreute Regeln: Wir reduzieren die Anzahl separater Workflow-Regeln, die sonst über verschiedene Module verteilt wären.
- Schnellere Einrichtung für typische Multi-Modul-Prozesse wie Demo → Funding → Onboarding.
Gleichzeitig müssen wir beachten: Connected Workflows sind kein vollständiger Ersatz für traditionelle Workflows. Funktionalitäten wie Deluge-Funktionen, Webhooks oder einige erweiterte Aktionen sind derzeit eingeschränkt oder fehlen. Daher empfehlen wir, Connected Workflows dort zu nutzen, wo der Prozess hauptsächlich aus der Erstellung und Verknüpfung von Datensätzen sowie einfachen Benachrichtigungen besteht.
Step 2: Vorbereitung – Benutzeroberfläche und Auswahl des Primärmoduls
Bevor wir anfangen, sollten wir sicherstellen, dass wir die richtige UI verwenden: Connected Workflows funktionieren in der “CRM for Everyone“-Ansicht. Wechseln Sie, falls nötig, in diese Benutzeroberfläche, damit die Funktion “Connected Records” sichtbar ist.
Als nächstes wählen wir das Primärmodul (Parent) für unseren Connected Workflow. In unserem Beispiel ist das Modul “Deals” (Verträge/Opportunities). Das Primärmodul ist die Ausgangsbasis, an der Trigger überwacht und an die andere verbundene Datensätze angehängt werden.
Hinweis: Beim Anlegen des Connected Workflow können wir weiterhin Informationen aus den zugehörigen Account- oder Contact-Datensätzen abrufen. Das ist nützlich, um Felder in verbundenen Modulen automatisch zu befüllen.
Step 3: Was sind Connected Records? Konzept und Nutzen
Connected Records sind zusammengefasste, modulübergreifende verwandte Datensätze, die unter einem Parent-Datensatz in einer einzigen konsolidierten Ansicht erscheinen. Anstelle vieler einzelner Related Lists (Verwandte Listen) in der linken Seitenleiste haben wir eine einheitliche Sektion namens “Connected Records”, in der alle relevanten Unterdatensätze (z. B. Demos, Onboardings, Funding Requests) als Tabs dargestellt werden.
Beispiele für Einsatzszenarien:
- Ein Deal löst die Planung einer Demo aus und nach Abschluss der Demo wird automatisch ein Funding-Request erstellt.
- Nach Abschluss eines Deals wird ein Onboarding-Datensatz erzeugt, der die Implementierungsaufgaben steuert.
- Verschiedene Teams bekommen automatisierte Benachrichtigungen, sobald ein verbundener Datensatz erzeugt wird.
Der größte praktische Vorteil ist die Reduktion sichtbarer Related Lists und eine zentralisierte Bedienoberfläche für zusammengehörende Prozesse.
Step 4: Connected Workflow erstellen – Einstieg in die Einstellungen
So legen wir einen Connected Workflow an:
- Gehen Sie zu Settings (Einstellungen) im Zoho CRM. Nutzen Sie die Suchleiste, um schneller zur gewünschten Einstellung zu navigieren.
- Suchen Sie nach “Connected Workflows” und wählen Sie “Create New” (Neu erstellen).
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, z. B. “Deals Standard Process”.
- Wählen Sie das Primärmodul (z. B. Deal).
Nach dem Erstellen landen wir in einem Flowchart-ähnlichen Builder. Hier arbeiten wir typischerweise von oben nach unten: zuerst definieren wir den Trigger (wann startet der Flow) und bauen dann die verbundenen Module/Aktionen ein.
Step 5: Trigger definieren – Wann startet der Flow?
Im Gegensatz zu manchen anderen Tools beginnen wir im Connected Workflow mit der Definition des Triggers. Beispiele für Trigger-Einstellungen:
- Bei Erstellung oder Bearbeitung eines Deals
- Wenn das Deal-Stage-Feld auf “Value Proposition” gesetzt wird
- Optional: Filter nach verwandten Account- oder Contact-Feldern
Wichtige Einstellung: “Repeat” (Wiederholung) ausschalten
Wir empfehlen, die Wiederholung zu deaktivieren (Repeat = off), um zu verhindern, dass mehrfach Datensätze (z. B. mehrere Demos) fälschlicherweise erzeugt werden. Wiederholungen führen schnell zu Duplikaten, insbesondere wenn Nutzer Datensätze anpassen und speichern.
Step 6: Verbundene Datensätze anlegen – Demo-Workflow als erstes Beispiel
Nachdem der Trigger gesetzt ist (z. B. Deal-Stage = Value Proposition), fügen wir eine Aktion hinzu: “Create Connected Record” (Erstelle verbundenen Datensatz).
Konfiguration für das Demo-Beispiel:
- Modul: Demo
- Standardwerte setzen: Meeting Type = Video Meeting, Status = Planned
- Owner (Zuständiger): aus dem Deal-Owner oder aus einem spezifischen Feld ziehen
- Feld-Mapping: Demo.Contact = Deal.Contact, Demo.Account = Deal.Account
Wir nutzen Merge-Tags (Platzhalter) um Felder dynamisch zu befüllen. So wird der Demo-Datensatz sofort mit den relevanten Infos aus dem Deal erzeugt, ohne manuelle Eingriffe.
Step 7: Benachrichtigungen und Templates hinzufügen
Connected Workflows erlauben es, in derselben Aktion Benachrichtigungen einzurichten. Praktische Beispiele:
- Bei Erstellung einer Demo: Benachrichtigung an das Demo-Team oder eine Gruppen-Inbox schicken
- Vorlage (Template) für die Benachrichtigung auswählen, damit alle relevanten Informationen enthalten sind
So sorgen wir dafür, dass verantwortliche Teammitglieder automatisch informiert werden, sobald ein neuer Demo-Termin angelegt ist.
Step 8: Nächsten Schritt – Onboarding erstellen, wenn Deal geschlossen ist
Im selben Connected Workflow fügen wir einen weiteren Trigger hinzu: Wenn ein Deal zu Stage = Closed Won (oder Closed One in unserem Beispiel) geht, soll ein Onboarding-Datensatz erzeugt werden.
Beispiel-Konfiguration für Onboarding:
- Name: “Onboarding for ” über Merge-Tag
- Owner: dynamisch aus einem benutzerdefinierten AE-Feld oder dem Deal-Owner
- Status: Default = Pending
- Weitere Feldzuordnungen: Contact, Account, wichtige Implementierungsdaten
Damit erhalten wir ein durchgängiges Prozessende: Deal gewonnen → Onboarding automatisch anlegen → Projektteam informiert.
Step 9: Prozesse verknüpfen – Trigger in Sub-Modulen (Demo → Funding)
Connected Workflows unterstützen nicht nur Trigger aus dem Primärmodul, sondern auch Aktionen, die von verbundenen Modulen ausgelöst werden. Beispiel in unserem Flow:
- Wenn ein Demo-Status auf “Completed” gesetzt wird → erstelle einen Funding-Request (Funding Source).
- Feld-Mapping: Funding.Account = Demo.Account, Funding.Owner = aktueller Nutzer oder zugewiesener RM.
- Wenn Funding-Status = Complete → aktualisiere den Deal (z. B. Stage auf “Identify Decision Makers” oder “Price Quote”).
Wichtig: Achten Sie auf die Datenhierarchie. In unserem Demo-Beispiel war der Funding-Request als verbundenes Element zur Demo angelegt. Deshalb erscheint er standardmäßig nicht direkt unter dem Deal in der Connected Records-Ansicht. Wenn Sie möchten, dass Funding direkt am Deal sichtbar ist, sollten Sie Funding als verbundenen Datensatz des Deals anlegen oder den Demo-Trigger so anpassen, dass er ein Feld im Deal aktualisiert und der Deal wiederum Funding erstellt.
Step 10: Best Practices beim Feld-Mapping und Verknüpfungen
Beim Mapping und der Strukturierung der Flows beachten wir folgende Best Practices:
- Mapping möglichst konsistent halten: Verwenden Sie dieselben Referenzfelder (z. B. Contact, Account, Deal Owner) in allen verbundenen Datensätzen.
- Richten Sie benutzerdefinierte Lookup-Felder ein, wenn Sie spezifische Verantwortliche (z. B. Account Executive) benötigen, die nicht dem Standard Owner entsprechen.
- Vermeiden Sie Redundante Verknüpfungen: Nutzen Sie die Connected Records-Referenzfunktion statt manuellem Kopieren, um Inkonsistenzen zu verhindern.
- Dokumentation: Dokumentieren Sie jeden Flow und das Feld-Mapping, damit Teammitglieder später nachvollziehen können, warum Datensätze automatisch erstellt wurden.
Step 11: Verzweigungen, Bedingungen und Fehlervermeidung
Connected Workflows erlauben Bedingungen und mehrere Pfade. Beispiele:
- Nur wenn Deal-Region = EMEA → erstelle Onboarding mit spezifischem Template
- Wenn Deal-Größe > X → zusätzlich interne Benachrichtigung an Sales Ops
Fehlerquellen und wie wir sie minimieren:
- Doppel-Erstellungen: Schalten Sie Repeat aus und nutzen Sie eindeutige Kriterien, um nur einmal pro Deal zu triggern.
- Fehlende Werte: Setzen Sie Standardwerte oder Validierungsregeln, damit verknüpfte Datensätze nicht mit unvollständigen Pflichtfeldern erstellt werden.
- Hierarchie-Verwechslungen: Überlegen Sie vorab, ob ein Sub-Datensatz ein Child des Deals sein sollte oder des Demos. Das beeinflusst Sichtbarkeit und Traceability.
Step 12: Lücken im Funktionsumfang & Kombination mit traditionellen Workflows
Connected Workflows sind mächtig für strukturelle Prozesse, weisen jedoch momentan noch funktionale Lücken auf. Wesentliche Punkte:
- Keine oder eingeschränkte Unterstützung für Deluge-Skripte (Custom Functions) in manchen Aktionen.
- Begrenzte Webhook- und Integrationsmöglichkeiten direkt im Connected Workflow (im Vergleich zu traditionellen Workflows).
- Manche Aktionen wie dynamische Owner-Änderungen, Tags hinzufügen oder Meetings/Tasks erstellen sind in traditionellen Workflows noch flexibler.
Unser Vorschlag für einen hybriden Ansatz:
- Nutzen Sie Connected Workflows, um die “groben Züge” Ihres Prozesses an einem Ort abzubilden (Erstellen verbundener Datensätze, einfache Benachrichtigungen, Statusübergänge).
- Füllen Sie Funktionslücken mit traditionellen Workflow-Regeln oder Funktionen: z. B. Webhooks, Deluge-Funktionen, SMS- oder externe Integrationen.
- Setzen Sie Übergangspunkte: Ein Connected Workflow kann am Ende einen Feldwert setzen, der einen traditionellen Workflow triggert, der dann die spezialisierten Aktionen übernimmt.
Das ist vergleichbar mit Blueprints: Blueprints strukturieren den Prozess, Connected Workflows visualisieren und orchestrieren modulübergreifende Datensatz-Aktionen, und traditionelle Workflows schließen technische Lücken.
Step 13: Testen und Veröffentlichen des Flows
Bevor wir produktiv gehen, ist sorgfältiges Testen entscheidend:
- Erstellen Sie eine Sandbox- oder Testumgebung (falls möglich) und legen Sie Test-Deals an.
- Simulieren Sie verschiedene Szenarien: Deal erstellt, Deal auf Value Proposition gesetzt, Demo auf Completed gesetzt, Funding-Request auf Complete gesetzt, Deal auf Closed Won gesetzt.
- Überprüfen Sie, ob alle Felder korrekt gemappt sind und keine Pflichtfelder fehlen, die die Erstellung verhindern.
- Testen Sie Benachrichtigungen und Vorlagen auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
- Publizieren Sie den Flow erst, wenn alle Pfade getestet sind und Sie die Wiederholungsschutzmaßnahmen gesetzt haben.
Praxis-Tipp: Wechseln Sie in der CRM-Oberfläche zu einem Live-Deal, ändern Sie die Stage und beobachten Sie die Connected Records-Sektion. Wenn alles korrekt eingerichtet ist, werden neue verbundene Datensätze automatisch erstellt und sind sofort verknüpft.
Step 14: Wartung, Monitoring und Änderungsversionierung
Ein einmal erstellter Connected Workflow ist kein Set-and-Forget. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen ein:
- Monitoring: Prüfen Sie Log-Dateien oder Audit-Historie, um fehlgeschlagene Aktionen zu identifizieren.
- Änderungsmanagement: Dokumentieren Sie Änderungen am Flow (Wer hat was geändert und warum).
- Feedback-Loop: Sammeln Sie Rückmeldungen von Nutzern (Sales, Customer Success, Operations) und passen Sie Felder oder Benachrichtigungen an.
Wir empfehlen, jede größere Änderung in einer Testumgebung vorzunehmen und erst nach Freigabe in Produktion zu veröffentlichen.
Step 15: Konkrete Empfehlungen: Wann Connected Workflows nutzen?
Wir empfehlen Connected Workflows in folgenden Fällen:
- Wenn Sie mehrere verbundene Datensätze automatisiert erzeugen wollen (z. B. Demo → Funding → Onboarding).
- Wenn die Prozesse vorwiegend auf Datensatz-Erstellung, einfachen Feld-Updates und E-Mail-Benachrichtigungen basieren.
- Wenn Sie eine übersichtliche Visualisierung des gesamten Prozesses in einer einzigen Oberfläche wünschen.
Verwenden Sie traditionelle Workflows weiterhin bei:
- Notwendigkeit für Deluge-Skripte, Webhooks oder externe Integrationen.
- Komplexen Bedingungen, die dynamische Aufgaben/Meetings/Tags erzeugen müssen.
- Wenn viele zeitgesteuerte Aktionen (z. B. 3 Tage später) in den Prozess eingebettet werden müssen und Connected Workflows das nicht umfassend abdecken.
Step 16: Beispiel-Flow zusammengefasst (kompakte Übersicht)
Unser Beispiel-Flow in Kürze:
- Trigger: Deal.Stage = Value Proposition → Aktion: Erstelle Demo (Status = Planned, Meeting Type = Video, Owner = Deal Owner) + Benachrichtigung an Demo-Team.
- Trigger: Demo.Status = Completed → Aktion: Erstelle Funding-Request (Owner = aktueller Nutzer, Account = Demo.Account).
- Trigger: Funding.Status = Complete → Aktion: Update Deal.Stage = Identify Decision Makers (oder Price Quote).
- Trigger: Deal.Stage = Closed Won → Aktion: Erstelle Onboarding (Name = “Onboarding für Account”, Status = Pending, Owner dynamisch).
Der gesamte Prozess zeigt exemplarisch, wie wir vier einzelne Workflows in einer konsolidierten Ansicht zusammenführen können.
Step 17: Tipps zur Anpassung an Ihre Organisation
Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen. Ein paar Anpassungsoptionen:
- Regionale Unterschiede: Nutzen Sie Bedingungen, um regionale Vorlagen oder Teams zu adressieren.
- Vertriebsmodell: Abhängig von Inside Sales vs. Field Sales differenzieren Sie Owner-Logiken.
- Service-Übergabe: Fügen Sie bei Onboarding automatisierte Tasks/Checklisten via traditionellem Workflow oder Blueprint hinzu.
- Reporting: Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte, die Connected Records sichtbar einbeziehen (z. B. Anzahl Onboardings pro Deal-Owner).
Step 18: Fazit – Wo Connected Workflows glänzen und wo Grenzen liegen
Connected Workflows sind ein wertvolles neues Tool in Zoho CRM, das die Verwaltung mehrstufiger, modulübergreifender Prozesse deutlich vereinfacht. Sie bieten eine zentralisierte, visuelle Möglichkeit, um verbundene Datensätze zu erzeugen, zu verknüpfen und Teammitglieder zu informieren. Gleichzeitig haben sie noch Lücken gegenüber den traditionellen Workflows, insbesondere bei Funktionen wie Deluge-Scripting und Webhooks.
Unser pragmatischer Ansatz: Wir nutzen Connected Workflows für die Prozess-Orchestrierung und ergänzen sie gezielt mit traditionellen Workflows oder Blueprints für spezielle Automationen. So bekommen wir das Beste aus beiden Welten: Überblick und technische Tiefe.
FAQ
Was ist der Hauptunterschied zwischen Connected Workflows und traditionellen Workflow-Regeln?
Connected Workflows sind für mehrstufige, modulübergreifende Prozesse gedacht und bieten eine zentrale, visuelle Oberfläche zur Orchestrierung verbundener Datensätze. Traditionelle Workflows sind funktional umfangreicher (z. B. Deluge-Funktionen, Webhooks, Aufgaben-/Meeting-Erstellung) und eignen sich besser für spezialisierte oder externe Integrationen.
Können wir Deluge-Funktionen in Connected Workflows verwenden?
Derzeit ist die Unterstützung für Deluge-Funktionen in Connected Workflows eingeschränkt. Wenn Sie komplexe Skripte oder externe API-Aufrufe benötigen, sollten Sie diese Aktionen über traditionelle Workflow-Regeln oder Custom Functions abbilden.
Wie verhindern wir doppelte Datensatz-Erstellungen?
Deaktivieren Sie die Wiederholungsoption (“Repeat”) in den Trigger-Einstellungen, verwenden Sie eindeutige Kriterien und fügen Sie Bedingungen hinzu, die sicherstellen, dass ein Datensatz nur unter klar definierten Umständen erstellt wird. Zusätzlich helfen Standardwerte und Validierungen, unvollständige Erstellungen zu vermeiden.
Wo erscheinen verbundene Datensätze in der Benutzeroberfläche?
Verbundenen Datensätze erscheinen in der Sektion “Connected Records” des Parent-Datensatzes. Sie werden als Tabs konsolidiert angezeigt. Beachten Sie, dass ein Datensatz, der als Child eines Sub-Moduls erstellt wurde, nicht automatisch direkt unter dem Primärmodul sichtbar ist, sofern er nicht ebenfalls als verbunden mit dem Primärmodul konfiguriert ist.
Sollten wir Connected Workflows in Produktion gleich umfassend einsetzen?
Wir empfehlen einen stufenweisen Rollout: Zuerst in einer Testumgebung oder Sandbox umfassend testen, dann in Produktion mit klaren Monitoring- und Change-Management-Prozessen einführen. Beginnen Sie mit den einfacheren Flows und erweitern Sie schrittweise.
Wie kombinieren wir Connected Workflows mit Blueprints?
Connected Workflows eignen sich zur Erstellung von Daten und Benachrichtigungen über Module hinweg, während Blueprints detaillierte Prozesszustands-Übergänge kontrollieren. Wir empfehlen, Blueprints für die granularen Statusübergänge und Connected Workflows für die modulübergreifende Erstellung/Verknüpfung von Datensätzen zu verwenden.
Kann ein Connected Workflow Felder in einem Parent-Datensatz aktualisieren?
Ja, Connected Workflows können Upstream-Änderungen vornehmen (z. B. Funding-Request complete → Deal.Stage update). Achten Sie auf Datenhierarchie und darauf, wie viele Child-Datensätze mit einem Parent verbunden sind, um unbeabsichtigte Updates zu vermeiden.
Abschluss & Weiteres Vorgehen
Connected Workflows sind ein spannendes neues Werkzeug in Zoho CRM, das uns erlaubt, modulübergreifende Prozesse übersichtlich zu gestalten und wichtige Schritte zu automatisieren. Wir empfehlen, diese Funktion in Kombination mit traditionellen Workflows und gegebenenfalls Blueprints einzusetzen, um technische Lücken zu schließen.
