Zoho CRM Tutorial: Benutzerdefinierte Ansichten erstellen und Massen-E-Mails versenden

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Step 1: Einstieg in die Listenansicht und Modulauswahl

Der schnellste Weg, um konkrete Datensätze in Zoho CRM zu verwalten, führt über die Listenansicht eines Moduls. Typische Module, die wir täglich nutzen, sind Leads, Kontakte, Accounts (Firmen) und Opportunities. Wenn Sie ein Modul auswählen, landen Sie automatisch in der Listenansicht. Oben links sehen Sie, welche Ansicht aktuell geladen ist, zum Beispiel “Alle Accounts”.

Die Listenansicht ist universell aufgebaut. Egal, ob Sie in Leads, Kontakten oder Opportunities arbeiten: die Struktur bleibt gleich und Sie können dieselben Funktionen nutzen. Nur die verfügbaren Filter ändern sich, weil jedes Modul unterschiedliche Felder besitzt.

Step 2: Warum Sie die Anzahl der angezeigten Datensätze anpassen sollten

Standardmäßig werden nur 10 Datensätze pro Seite angezeigt. In den meisten Fällen ist das zu wenig und führt zu unnötigem Blättern. Rechts oben können Sie die Anzeige auf bis zu 50 Datensätze pro Seite erhöhen. Das spart Zeit und reduziert Klicks, besonders wenn Sie regelmäßig mit größeren Listen arbeiten.

Step 3: Filter verstehen und sinnvoll einsetzen

Auf der linken Seite der Listenansicht befinden sich die Filter. Diese entsprechen den Feldern des jeweiligen Datensatzes. Beispiele für solche Felder bei Accounts sind Billing City, Shipping City, Employees oder Account Type. Diese Felder nutzen wir, um gezielte Listen zu erzeugen.

Wichtige Filterkonzepte:

  • Feldtypen: Textfelder, Auswahlfelder, Zahlenfelder und Tags können als Kriterien dienen.
  • Operatoren: is, contains, equals etc. Je nach Feld wählen wir den passenden Operator.
  • Mehrere Kriterien: Sie können mehrere Bedingungen kombinieren und mit AND/OR verknüpfen.

Step 4: Neue benutzerdefinierte Ansicht anlegen

Wenn Sie regelmäßig mit einer bestimmten Teilmenge Ihrer Daten arbeiten, lohnt sich das Erstellen einer benutzerdefinierten Ansicht. Statt jedes Mal Filter neu zu setzen, wählen Sie einfach die gespeicherte Ansicht aus.

So erstellen Sie eine eigene Ansicht:

  1. Klicken Sie im Listen-Dropdown auf “New Custom View”.
  2. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, zum Beispiel “Accounts in my territory” oder “Distributors”.
  3. Definieren Sie die Kriterien. Wählen Sie Felder wie Billing City oder Tags. Bei Tags können Sie Branchen oder andere Markierungen nutzen, z. B. construction.
  4. Legen Sie die Logik fest. Standardmäßig sind Kriterien durch AND verknüpft. Sie können die Verknüpfung aber auch auf OR ändern, falls gewünscht.
  5. Wählen Sie die Spalten aus, die in der Listenansicht angezeigt werden sollen.
  6. Speichern Sie die Ansicht.

Praktisches Beispiel: Wir möchten eine Liste aller Distributoren in München. Kriterien:

  • Account Type is Distributor
  • Billing City contains München
  • Pattern: 1 AND 2

Nach dem Speichern sehen wir nur die Datensätze, die beide Kriterien erfüllen. Ändern wir die Pattern-Logik auf OR, würden alle Distributoren sowie alle Datensätze aus München erscheinen.

Step 5: Spalten (Columns) konfigurieren und Reihenfolge anpassen

Die Spalten in der Listenansicht bestimmen, welche Informationen Sie auf einen Blick sehen. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Ansicht wählen Sie aus verfügbaren Feldern die gewünschten Spalten aus.

Tipps zur Spaltenverwaltung:

  • Wählen Sie nur die wichtigsten Felder aus. Zu viele Spalten machen die Liste unübersichtlich.
  • Nutzen Sie die Suchfunktion in der Spaltenauswahl, um das gewünschte Feld schnell zu finden.
  • Reihenfolge anpassen: Ziehen Sie die Felder per Drag-and-Drop, um eine logische Anzeige zu erzielen, z. B. Account Name, Account Type, Billing City, Phone.
  • Schnell bearbeiten: Mit dem Stiftsymbol neben der Ansicht können Sie die Spalten jederzeit ändern.

Step 6: Ansichten favorisieren und schnell zugänglich machen

Ansichten, die Sie oft nutzen, können Sie als Favoriten markieren. Klicken Sie dazu auf das Sternsymbol neben dem Ansichtsnamen. Favoriten werden oben in der Ansichtsliste priorisiert, sodass Sie sie sofort finden, ohne lange zu scrollen.

Step 7: Massen-E-Mails vorbereiten und versenden

Um Massen-E-Mails aus Zoho CRM zu versenden, arbeiten wir mit dem Kontakte-Modul. Nur aus Kontakten können Massenmails direkt gestartet werden. So gehen wir vor:

  1. Wechseln Sie in das Modul Kontakte und wählen die gewünschte Ansicht, z. B. “My Contacts”.
  2. Markieren Sie die Kontakte, an die die E-Mail gesendet werden soll. Über das Kontrollkästchen oben links wählen Sie alle sichtbaren Kontakte aus.
  3. Klicken Sie auf “Send Email”.
  4. Wählen Sie eine Vorlagenoption: Entweder eine vorhandene E-Mail-Vorlage nutzen oder eine neue Vorlage erstellen.

Wichtig: Der Versand von Massen-E-Mails erfordert eine gespeicherte Vorlage. Direkte Texteingabe beim Versand ist nicht möglich. Das stellt sicher, dass Layout, Personalisierung und Tracking konsistent funktionieren.

Step 8: Absender, Reply-to und Zeitplanung konfigurieren

Beim Versand können Sie festlegen, von welcher Adresse die E-Mail versendet wird:

  • Ihre E-Mail-Adresse: Standardoption, wenn Sie persönlich versenden.
  • Record Owner Email: Die E-Mail erscheint als Absender der Person, die als Eigentümer des Kontakts hinterlegt ist.

Die Reply-to-Adresse lässt sich unabhängig vom Absender setzen. Das ist nützlich, wenn Antworten an ein zentrales Postfach oder einen anderen Mitarbeiter gehen sollen.

Sie können E-Mails sofort senden oder sie zu einem späteren Datum und einer späteren Uhrzeit planen. Zeitplanung hilft, Öffnungsraten zu optimieren oder mit Kampagnen synchron zu bleiben.

Step 9: Follow-up-Aktionen automatisieren

Beim Planen einer Massen-E-Mail können wir Follow-up-Aktionen hinzufügen, die automatisch ausgelöst werden, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Typische Trigger sind:

  • Email opened
  • Email clicked
  • No action after a set period

Mögliche Follow-up-Aktionen sind:

  • Aufgabe anlegen, z. B. “Call the contact”.
  • Anruf planen
  • Weitere Automatisierungen über Workflow-Regeln anstoßen

Empfehlung zur Zeitplanung von Follow-ups: Setzen Sie eine angemessene Verzögerung nach dem Öffnen der E-Mail. Zwei Minuten sind zu kurz und wirkt auf den Kontakt schnell aufdringlich. 24 bis 72 Stunden sind je nach Kontext oft sinnvoller.

Step 10: Best Practices und häufige Fehler vermeiden

Folgende Best Practices helfen, effizienter zu arbeiten und Fehler zu vermeiden:

  • Saubere Datenbasis: Pflegen Sie konsistente Felder wie Billing City und Tags. Eine saubere Datenbasis erhöht die Treffergenauigkeit Ihrer Ansichten.
  • Testen Sie Vorlagen: Vor dem Massenversand sollten Sie eine Test-E-Mail an ein internes Konto senden, um Layout, Personalisierungen und Links zu prüfen.
  • Segmentieren statt generisch versenden: Nutzen Sie mehrere gezielte Ansichten statt einer großen, allgemein gefassten Liste. Relevantere Nachrichten erzeugen höhere Öffnungs- und Klickraten.
  • Vermeiden Sie zu viele Spalten: Listen sollten schnell scannbar sein. Wählen Sie nur die wichtigsten Felder aus.
  • Verwenden Sie Tags sinnvoll: Tags sind flexibel und eignen sich für Branchen, Kampagnenzugehörigkeit oder kurzfristige Markierungen.
  • Follow-up-Intervalle überdenken: Planen Sie Follow-ups so, dass sie als relevant wahrgenommen werden und nicht als aufdringlich.

Abschluss: Mehr Effizienz durch intelligente Ansichten und gezielte E-Mails

Benutzerdefinierte Ansichten sparen Zeit und schaffen Orientierung. Sie ermöglichen es, genau die Datensätze zu sehen, die für eine Aufgabe relevant sind. Kombiniert mit der Möglichkeit, Massen-E-Mails zielgerichtet und geplant zu versenden, entsteht ein leistungsfähiges Set an Werkzeugen für Vertriebs- und Marketingprozesse.

Eine gut strukturierte Ansicht plus eine getestete E-Mail-Vorlage sind oft der schnellste Weg zu messbaren Ergebnissen.

Wenn wir diese Funktionen routiniert einsetzen, reduzieren wir Verwaltungsaufwand und erhöhen die Relevanz unserer Kommunikation. Nutzen Sie Filter, Spalten und Favoriten, um Ihre Arbeitsfläche zu personalisieren. Planen Sie Versand und Follow-ups strategisch, um Beziehungen aufzubauen statt Kontaktpunkte zu überfluten.

FAQ

Wie erstelle ich eine benutzerdefinierte Ansicht für eine bestimmte Region?

Wählen Sie das passende Modul (z. B. Accounts), klicken Sie auf New Custom View, geben Sie einen Namen ein und setzen Sie als Kriterium das Feld Billing City oder Shipping City mit dem Operator contains. Speichern Sie die Ansicht. Optional kombinieren Sie weitere Kriterien wie Account Type oder Tags und passen die Logik mit AND/OR an.

Kann ich mehrere Kriterien in einer Ansicht kombinieren?

Ja. Beim Erstellen der Ansicht fügen Sie beliebig viele Kriterien hinzu. Die Verknüpfung erfolgt standardmäßig mit AND. Über die Kriterien-Pattern-Funktion können Sie die Verknüpfung auf OR ändern oder komplexere Kombinationen erstellen.

Wie viele Datensätze kann ich pro Seite anzeigen lassen?

In der Listenansicht können Sie die Anzahl der angezeigten Datensätze einstellen. Standardmäßig sind es 10, Sie können die Anzeige auf bis zu 50 Datensätze pro Seite erhöhen, um weniger blättern zu müssen.

Wie wähle ich die Spalten für eine Ansicht aus?

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Ansicht wählen Sie im Bereich Columns die verfügbaren Felder aus. Sie können Felder suchen, hinzufügen oder entfernen und die Reihenfolge per Drag-and-Drop anpassen. Speichern Sie die Änderungen, um die Listenansicht zu aktualisieren.

Kann ich E-Mails aus einer Ansicht heraus planen?

Ja. Beim Versand einer Massen-E-Mail wählen Sie die Vorlage, den Absender und die Reply-to-Adresse. Sie können die E-Mail sofort senden oder für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit planen.

Muss ich eine Vorlage verwenden, um eine Massen-E-Mail zu versenden?

Ja. Für den Versand von Massen-E-Mails ist eine gespeicherte E-Mail-Vorlage erforderlich. Eine direkte Texteingabe beim Versand ist nicht möglich. Das stellt sicher, dass Personalisierungen und Tracking korrekt funktionieren.

Was sind Follow-up-Aktionen und wie funktionieren sie?

Follow-up-Aktionen sind automatische Aktionen, die ausgelöst werden, wenn Empfänger auf eine E-Mail reagieren, zum Beispiel öffnen oder klicken. Typische Aktionen sind Aufgaben erstellen oder Anrufe planen. Sie konfigurieren diese Aktionen beim Planen der E-Mail und legen Verzögerungen und Bedingungen fest.

Wie mache ich eine Ansicht schnell zugänglich?

Markieren Sie die Ansicht als Favorit, indem Sie das Sternsymbol neben dem Namen anklicken. Favorisierte Ansichten erscheinen oben in der Ansichtsliste und sind schnell erreichbar.