Im heutigen Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit der neuen Funktion Kadenzen in Zoho CRM Ihre Outbound-E-Mail-Workflows dynamisch automatisieren können. Diese leistungsstarke Erweiterung ersetzt die herkömmlichen Autoresponder und ermöglicht es Ihnen, zielgerichtete Follow-up-Prozesse für Leads oder sogar Deals einzurichten. Dabei können Sie nicht nur E-Mails, sondern auch Anrufe und Aufgaben in Ihren Workflow integrieren – alles basierend auf dem Verhalten Ihrer Kontakte. Ich zeige Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Kadenzen optimal nutzen, um Ihre Vertriebsprozesse zu optimieren und Ihre Outreach-Strategie deutlich effizienter zu gestalten.

Einführung in Kadenzen

Kadnezen sind ein neues Feature innerhalb von Zoho CRM, das speziell entwickelt wurde, um automatisierte, intelligente und verzweigte Kommunikationsabläufe zu erstellen. Es bietet eine flexible Möglichkeit, Ihre Leads und Kontakte durch eine Reihe von Aktionen zu führen – seien es E-Mails, Anrufe oder Aufgaben – je nachdem, wie sie auf Ihre Outreach-Maßnahmen reagieren. Anders als bei den klassischen Autorespondern können Sie hier verschiedene Pfade und Bedingungen definieren, die auf dem Verhalten des Empfängers basieren, zum Beispiel ob eine E-Mail geöffnet, geklickt oder beantwortet wurde.

Die Stärke von Kadenzen liegt in der Fähigkeit, personalisierte und adaptive Workflows zu erstellen, die auf das Engagement des Leads reagieren, was die Chancen auf eine erfolgreiche Kontaktaufnahme deutlich erhöht.

Schritt 1: Zugang zu Kadenzen in Zoho CRM

Um mit Kadenzen zu arbeiten, melden Sie sich zunächst in Ihrem Zoho CRM Account an. Oben rechts finden Sie das Zahnradsymbol für die Einstellungen. Klicken Sie darauf und navigieren Sie zum Abschnitt Automation. Dort sehen Sie die Funktion Kadenzen.

Wenn Sie Kadenzen öffnen, können Sie mit der Erstellung einer neuen Cadence beginnen, also eines automatisierten Outreach-Workflows, der Ihre Leads oder andere CRM-Module dynamisch bearbeitet.

Schritt 2: Auswahl des Moduls und der Einschreibemethode

Beim Erstellen einer neuen Kadenz müssen Sie zunächst das Modul festlegen, für das der Workflow gelten soll. In den meisten Fällen wird dies Leads sein, aber Sie können auch andere Module wie Deals verwenden.

Der nächste wichtige Schritt ist die Entscheidung, wie die Datensätze in die Cadence aufgenommen werden:

• Manuelle Einschreibung: Sie können einen Lead oder Datensatz manuell in eine Cadence einfügen, indem Sie in der Detailansicht des Leads auf die drei Punkte oben rechts klicken und dort „Zu Kadenz hinzufügen“ auswählen.
• Automatische Einschreibung über eine benutzerdefinierte Ansicht: Dies ist die gängigere Methode. Sie erstellen eine benutzerdefinierte Ansicht (Custom View), die bestimmte Kriterien erfüllt – zum Beispiel alle Leads mit einem bestimmten Status – und alle Datensätze, die in diese Ansicht fallen, werden automatisch in die Cadence aufgenommen.

Ein Beispiel: Sie legen eine benutzerdefinierte Ansicht namens „Outreach Cadence in Progress“ an, die alle Leads mit dem Status „Outreach Cadence in Process“ enthält. Sobald Sie den Status eines Leads auf diesen Wert setzen, wird der Lead automatisch in die Kadenz aufgenommen und beginnt mit dem definierten Workflow.

Schritt 3: Die Kadenz erstellen – Ihr Outreach-Workflow

Nachdem Sie Modul und Einschreibemethode ausgewählt haben, geht es an die eigentliche Erstellung Ihres Workflows. Geben Sie Ihrer Cadence einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel „Outreach-Prozess für Leads“.

Sie können festlegen, ob die Aufnahme der Leads als einmalige Aktion erfolgt (ein „One-Time Batch“) oder ob die Kadenz kontinuierlich neue Leads aufnimmt, die die Kriterien erfüllen. In der Regel empfiehlt es sich, die Checkbox für eine automatische und fortlaufende Aufnahme zu aktivieren.

Außerdem können Sie eine Verzögerung einstellen, bevor ein Lead in die Kadenz aufgenommen wird – etwa, um nach einem erfolglosen Anruf einige Tage zu warten, bevor die erste E-Mail versendet wird. Für den schnellen Start können Sie Leads aber auch sofort einschreiben.

Schritt 4: Planung der einzelnen Schritte innerhalb der Kadenz

Der Kern von Kadenzen ist die Möglichkeit, mehrere Follow-up-Schritte zu planen, die aufeinander aufbauen und sich verzweigen können. Jeder Schritt kann eine Aktion sein, wie eine E-Mail, ein Anruf oder eine Aufgabe. Sie bauen die Kadenz von links nach rechts auf und definieren, was zu welchem Zeitpunkt passieren soll.

Bevor Sie mit dem Aufbau beginnen, empfehle ich, alle benötigten E-Mail-Vorlagen in Zoho CRM zu erstellen. So haben Sie diese griffbereit, wenn Sie Ihre Kadenz konfigurieren.

Beispiel für den ersten Follow-up-Schritt

Im Beispiel beginnen wir mit einer E-Mail, die unmittelbar nach der Einschreibung eines Leads versendet wird. Die E-Mail wird vom Besitzer des Leads (dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter) versendet, was die Personalisierung erhöht.

Sie können die Verzögerung für diese erste E-Mail auf 0 Tage setzen, sodass sie sofort nach Aufnahme verschickt wird, oder eine Verzögerung einbauen, wenn das zu Ihrem Prozess passt.

Schritt 5: Verzweigungen basierend auf dem Verhalten des Leads

Hier kommt die wahre Stärke von Kadenzen zum Tragen: Sie können bestimmen, was als nächstes passiert, basierend auf der Reaktion des Leads auf die vorherige Aktion.

• Wenn die E-Mail geöffnet wurde: Sie können zum Beispiel eine zweite E-Mail nach drei Tagen senden, da der Lead Interesse gezeigt hat.
• Wenn die E-Mail nicht geöffnet wurde: Nach sieben Tagen können Sie eine zweite E-Mail senden, um es erneut zu versuchen.
• Wenn der Lead auf die E-Mail klickt: Das deutet auf ein höheres Engagement hin, weshalb Sie hier vielleicht eine Aufgabe erstellen, die einen Anruf durch den Vertriebsmitarbeiter vorsieht.
• Wenn die E-Mail zurückkommt (Bounce): Sie können eine Telefonaktion planen, da die E-Mail-Adresse möglicherweise ungültig ist.

Diese Verzweigungen sind flexibel und lassen sich individuell an Ihre Vertriebsprozesse anpassen. So vermeiden Sie unnötige oder unpassende Follow-ups und erhöhen die Relevanz Ihrer Kommunikation.

Schritt 6: Aufgaben und Anrufe in die Kadenz integrieren

Neben E-Mails können Sie auch Aufgaben oder Anrufe als Schritte in Ihre Cadence aufnehmen. So können Sie etwa nach einem Klick auf die E-Mail automatisch eine Aufgabe erstellen, die den Vertriebsmitarbeiter erinnert, den Lead anzurufen.

Wenn Ihre Telefonanlage (VoIP) mit Zoho CRM integriert ist, können Sie sogar Anrufaufzeichnungen und Call-Tasks direkt aus der Cadence heraus erstellen und verwalten.

Schritt 7: Automatisches Beenden der Kadenz bei Reaktionen

Ein wichtiger Punkt ist, dass Sie Leads aus der Kadenz automatisch ausschließen können, wenn sie auf eine E-Mail antworten. So verhindern Sie, dass jemand, der bereits Interesse gezeigt hat, weiterhin standardisierte Follow-ups erhält, die eventuell störend wirken.

Diese Option finden Sie im Menü „Edit Unenroll Properties“. Dort können Sie einstellen, dass die Kadenz beendet wird, sobald eine Antwort auf eine E-Mail eingeht oder wenn der Lead nicht mehr den Kriterien der benutzerdefinierten Ansicht entspricht (z. B. wenn sich der Lead-Status ändert).

Schritt 8: Beispiel für eine erweiterte Automatisierung mit Workflow-Regeln

Derzeit können Sie in Kadenzen noch keine Feldaktualisierungen oder benutzerdefinierte Funktionen direkt als Schritt hinzufügen. Eine clevere Ergänzung ist daher, klassische Zoho CRM Workflow-Regeln parallel einzusetzen, um weitere Automatisierungen zu realisieren.

Beispiel: Sie erstellen eine Workflow-Regel, die überprüft, ob ein Lead auf eine bestimmte E-Mail aus der Cadence geantwortet hat. Wenn ja, wird der Lead-Status automatisch auf „Kontaktiert“ gesetzt. Dadurch wird der Lead aus der Kadenz entfernt, und Ihr Team sieht sofort, dass eine Reaktion eingegangen ist.

Diese Kombination aus Kadenzen und Workflow-Regeln ermöglicht Ihnen eine noch präzisere Steuerung Ihrer Outreach-Prozesse und vermeidet doppelte oder unpassende Kontaktaufnahmen.

Schritt 9: Kadenz veröffentlichen und überwachen

Sobald Sie Ihren Workflow fertiggestellt haben, können Sie die Kadenz veröffentlichen und live schalten. Alle Leads, die die Kriterien erfüllen, werden nun automatisch in den definierten Outreach-Prozess aufgenommen.

Innerhalb des Lead-Datensatzes sehen Sie dann, ob ein Lead aktuell an einer Cadence teilnimmt, welche Aktionen bereits durchgeführt wurden und welche als nächstes anstehen. Auch die versendeten E-Mails werden hier dokumentiert, was für Transparenz im Team sorgt.

Die Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit aller Schritte direkt im Lead-Datensatz ist ein großer Vorteil gegenüber traditionellen E-Mail-Workflows.

Schritt 10: Tipps zur optimalen Nutzung von Kadenzen

• Planung vorab: Skizzieren Sie Ihren Outreach-Prozess idealerweise auf einem Whiteboard oder in einem Dokument, bevor Sie die Kadenz in Zoho CRM bauen. So behalten Sie den Überblick und vermeiden Verwirrung.
• Vorlagenerstellung: Legen Sie alle benötigten E-Mail-Vorlagen an, bevor Sie mit der Erstellung der Kadenz beginnen.
• Segmentierung: Nutzen Sie benutzerdefinierte Ansichten, um Ihre Zielgruppen exakt zu definieren und nur die richtigen Leads in die Kadenz aufzunehmen.
• Verzweigungen sinnvoll nutzen: Planen Sie Ihre Follow-ups so, dass Sie auf das Verhalten der Leads reagieren, ohne sie zu überfordern.
• Automatisches Beenden der Kadenz: Stellen Sie sicher, dass Leads, die reagieren, automatisch aus der Kadenz entfernt werden, um negative Erfahrungen zu vermeiden.
• Ergänzung durch Workflow-Regeln: Verwenden Sie klassische Zoho CRM Workflows, um zusätzliche Automatisierungen zu realisieren, die Kadenzen aktuell noch nicht unterstützt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Kadenzen in Zoho CRM

Was ist der Unterschied zwischen Kadenzen und klassischen Autorespondern?

Eine Kadenz bietet eine dynamische, verzweigte Automatisierung, die auf dem Verhalten der Leads basiert (E-Mail geöffnet, geklickt, geantwortet etc.). Klassische Autoresponder senden meist nur statische, zeitgesteuerte E-Mails ohne Reaktionsprüfung.

Kann ich mehrere Kadenzen gleichzeitig für einen Lead laufen lassen?

In der Regel ist es sinnvoll, einen Lead nur in einer Kadenz gleichzeitig zu haben, um Verwirrung und widersprüchliche Nachrichten zu vermeiden. Zoho CRM bietet jedoch Einstellungen, um dies zu steuern.

Wie füge ich Leads manuell zu einer Kadenz hinzu?

Öffnen Sie den Lead-Datensatz, klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie „Zu Kadenz hinzufügen“. Dort sehen Sie alle verfügbaren Kadenzen für das Modul und können den Lead einschreiben.

Kann ich Anrufe und Aufgaben als Schritte in der Kadenz planen?

Ja, neben E-Mails können Sie Aufgaben und Anrufe als Aktionen definieren. So integrieren Sie Telefonate und Follow-up-Aufgaben direkt in Ihren Workflow.

Wie stelle ich sicher, dass ein Lead aus der Kadenz entfernt wird, wenn er antwortet?

In den „Unenroll Properties“ der Kadenz können Sie einstellen, dass Leads automatisch ausgeschlossen werden, sobald sie auf eine E-Mail antworten oder nicht mehr den Kriterien der benutzerdefinierten Ansicht entsprechen.

Kann ich Kadenzen mit anderen Zoho CRM Automatisierungen kombinieren?

Ja, Sie können klassische Workflow-Regeln parallel nutzen, um beispielsweise Feldaktualisierungen oder komplexere Automatisierungen zu realisieren, die Kadenzen momentan noch nicht abdeckt.

Wie überwache ich den Fortschritt meiner Kadenz?

Im Lead-Datensatz sehen Sie den aktuellen Status der Kadenz, welche Aktionen bereits ausgeführt wurden und welche als nächstes folgen. Auch die E-Mail-Historie ist hier einsehbar.

Fazit

Mit Kadenzen bietet Zoho CRM eine moderne und flexible Möglichkeit, Ihre Vertriebs-Outreach-Prozesse zu automatisieren und deutlich effektiver zu gestalten. Die Möglichkeit, dynamisch auf das Verhalten Ihrer Leads zu reagieren und personalisierte Follow-ups zu planen, hebt Ihre Kommunikation auf ein neues Level.

Durch die Integration von E-Mails, Anrufen und Aufgaben in einem einzigen Workflow und die Verzweigung basierend auf dem Engagement Ihrer Leads, vermeiden Sie Streuverluste und erhöhen die Chancen auf eine erfolgreiche Kontaktaufnahme erheblich.

Ergänzend können Sie klassische Workflow-Regeln in Zoho nutzen, um die Automatisierung noch weiter zu verfeinern und individuelle Anforderungen abzudecken.

Nutzen Sie Kadenzen, um Ihre Vertriebsprozesse zu professionalisieren und mehr aus Ihren Leads herauszuholen – ein Schritt, der sich nachhaltig auf Ihren Erfolg auswirken wird.

Bei Fragen oder Unterstützung zur Einrichtung von Kadenzen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Kombinieren Sie dieses Tool mit weiteren Zoho CRM Funktionen, und Sie werden sehen, wie sich Ihre Outreach-Strategie transformiert.