Was ist neu in Zoho CRM for Everyone? Die wichtigsten Änderungen im Überblick

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Zoho CRM for Everyone rollt in den kommenden Wochen aus. Für viele Teams ist das Wichtigste: Es handelt sich überwiegend um eine kosmetische Anpassung. Ihre Workflows, Automationen, Reports und Dashboards bleiben in der Regel unverändert. Was sich ändert, ist vor allem, wo Sie Dinge finden und wie die Oberfläche aufgebaut ist.

Damit der Umstieg reibungslos klappt, finden Sie hier eine klare Schritt-für-Schritt Anleitung zu den zentralen Neuerungen: von Team Spaces über Änderungen in Modulen bis hin zu den neuen UI-Elementen wie Grid View, Timeline View, Canvas und Ask Zia.

Inhaltsverzeichnis

Step 1: Verstehen, was wirklich anders ist (und was nicht)

Bevor Sie Einstellungen oder Trainings planen, hilft eine einfache Einordnung:

  • Bleibt gleich: Funktionalität von Workflows, Automationen, Reports, Dashboards.
  • Ändert sich: Positionen von Elementen in der Benutzeroberfläche (UI) und einige Interaktionsdetails.
  • Wichtig: Sie haben weiterhin die Möglichkeit, in der Übergangsphase auf die alte UI zurückzurollen.

Das reduziert das Risiko. Trotzdem kann sich der Arbeitsalltag anfühlen wie „neues Navigationssystem“. Genau dafür sind die nächsten Schritte gedacht.

Step 2: Module neu finden und die linke Navigation verstehen

Eine der ersten Änderungen sehen Sie direkt in der Navigation: Module erscheinen jetzt links und sind in zwei Bereiche unterteilt.

Unterer Bereich: Ihre Datenmodule

Ihre typischen Module wie Accounts, Kontakte, Deals liegen im unteren Bereich. Hier finden Sie die „klassischen“ Datensichten.

Oberer Bereich: Home, Reports und Analytics (Dashboard-nah)

Im oberen Bereich finden Sie Elemente, die eher wie „Dashboard- oder Analyse-Ansichten“ wirken:

  • Home
  • Reports
  • Analytics

Diese Trennung macht es leichter, zwischen „Daten bearbeiten“ und „Daten auswerten“ zu wechseln.

Step 3: Team Spaces nutzen und Module sauber strukturieren

Wenn Sie in der alten UI mit Tab Groups gearbeitet haben, werden Sie sich schnell zurechtfinden. Der neue Begriff lautet Team Spaces.

Team Spaces helfen Ihnen, Module gruppiert anzubieten. Sie können darin Ordner anlegen und Module per Drag-and-Drop zuweisen.

So passen Sie ein Team Space an

  1. Öffnen Sie einen Team Space (zum Beispiel „Sales Team“).
  2. Wechseln Sie in den Edit Modus.
  3. Fügen Sie Ordner hinzu (z. B. „Support“).
  4. Ziehen Sie Module in passende Ordner (z. B. Cases und Solutions).
  5. Speichern Sie die Änderungen.

So steuern Sie den Zugriff

Im gleichen Bereich definieren Sie auch, welche Rollen oder Profile Zugriff auf die Team Spaces haben. Sie können das auf mehrere Rollen oder den Administrator ausrichten.

Falls Sie einen neuen Team Space benötigen, helfen die Optionen über die drei Punkte (zum Erstellen einer neuen Struktur und zum Zuweisen von Modulen).

Tipp: Ordner in Team Spaces sind einer der saubersten neuen Hebel in Zoho CRM for Everyone. Damit reduzieren Sie „Scroll-Chaos“ und machen die Navigation teamgerecht.

Step 4: Änderungen in Modulen sehen (Beispiel Deals)

Auch innerhalb einzelner Module gibt es Anpassungen. Schauen wir uns die Deal-Ansicht als Beispiel an. Dabei lohnt sich vor allem ein Blick auf zwei Themen: Favoriten für Custom Views und neue Darstellungsoptionen.

Step 4a: Custom Views pinnen statt im Dropdown suchen

Wenn Sie Custom Views nutzen, kennen Sie die Auswahl über das Dropdown. Neu ist: Das „unsichtbare Favoriten“-Prinzip wurde ersetzt.

  • Custom Views lassen sich jetzt auf der rechten Seite über „Pin“ oben anheften.
  • Sie können mehrere Ansichten pinnen und so schnell zwischen Ihren wichtigsten Sichten wechseln.

Das ist besonders praktisch, wenn Sie täglich mit 4 bis 6 Sichten arbeiten.

Step 4b: Sortierung und Filter bleiben logisch, aber die Steuerung ist zugänglicher

  • Sortierung: funktioniert weiterhin über Spalten. Zusätzlich gibt es eine Sort-Option oben.
  • Filter: die Quick Filter links funktionieren wie gewohnt und stapeln sich auf Ihrer Custom View.

Das Verhalten ist konsistent. Sie können sich also auf bekannte Logik verlassen, nur die Oberfläche ist etwas anders positioniert.

Step 4c: Charts direkt aus dem Modul heraus erstellen

Neu und besonders nützlich: Innerhalb des Moduls können Sie Ihre Liste in Form von Charts visualisieren. So sehen Sie beispielsweise „Deals nach Stage“.

Sie können dabei unterschiedliche Chart-Typen wählen, zum Beispiel:

  • Balken
  • Kuchen (Pie)
  • Donuts

Wichtig: Diese Visualisierungen bauen auf den gleichen Filtern auf. Wenn Sie also im Modul filtern, reagiert auch das Chart entsprechend.

Wenn Sie tiefer in Visualisierung investieren möchten, lohnt sich der Blick auf Kombinationen (z. B. „zwei Balkenstapel“).

Step 5: Die neuen Grid- und Timeline-Ansichten richtig einsetzen

Viele Teams mögen besonders die erweiterten Listen-Ansichten. Zwei davon sind besonders hervorzuheben:

Grid View (Felder direkt in der Liste bearbeiten)

Mit Grid View können Sie viele Felder direkt in der Listenansicht ändern. Das spart den Umweg in die Detail- oder Sheet-Ansicht.

Timeline View (Start- und Enddaten sichtbar machen)

Timeline View nutzt Start- und Enddaten. Als Standard ist oft eine Kombination wie Created Time versus Closing Date voreingestellt.

Das kann nicht nur für Deals interessant sein, sondern auch für andere Datentypen, wenn Sie „Erstellt vs. Fällig“ oder ähnliche Zeitlogik abbilden möchten.

Die Grundeinstellungen liegen in der Regel im Bereich der Listenansicht, und manche Canvas-Optionen sind über Table- oder Tile-Ansicht gekoppelt.

Step 6: Canvas und Tile View testen, um Listen individuell zu gestalten

Zoho setzt auf Canvas, ein visuelles Drag-and-Drop Werkzeug, um Elemente innerhalb von Modulen anzuordnen. Für die Listenansicht wird das vor allem über:

  • Table View
  • Tile View

sichtbar und nutzbar.

Ein typisches Beispiel aus der Praxis: In Branchen wie Immobilien werden Properties oft in einer Tile-Ansicht so gestaltet, dass sie Bilder und relevante Infos prominent zeigen. Das schafft eine Art „Mini-Portal“, das Teams intern nutzen und manchmal sogar extern teilen.

Tipp: Starten Sie klein. Nicht alles muss direkt nach dem Rollout perfektioniert werden. Eine gute V1 ist oft schon nützlich genug für den Alltag.

Step 7: Wichtige versteckte Listeneinstellungen finden (Records pro Seite, Textumbruch)

Ein Detail, das viele erst spät entdecken: Bestimmte Einstellungen, die früher leichter auffindbar waren, sitzen jetzt an anderer Stelle.

Records pro Seite anpassen

Wenn Ihre Liste zum Beispiel „20 pro Seite“ anzeigt, ändern Sie das künftig so:

  1. Öffnen Sie die Einstellungen über das Symbol oben rechts (Bereich mit Slider/Optionen).
  2. Stellen Sie Records pro Seite ein, zum Beispiel bis zu 100.

Zusätzlich können Sie oft auch steuern:

  • Text umschließen (wrap)
  • Text abschneiden (clip)

Das hilft besonders bei langen Beschreibungsfeldern, damit die Tabelle übersichtlich bleibt.

Step 8: Die drei Punkte sind jetzt „der zentrale Zugang“ zu vielen Funktionen

Eine der wichtigsten UI-Erkenntnisse: Das Menü über die drei Punkte bringt viele Aktionen nach vorne.

Früher waren einige Dinge eher versteckt. Jetzt finden Sie dort unter anderem:

  • Felder hinzufügen
  • Layouts anpassen
  • Custom Buttons erstellen
  • Workflow Rules finden

Die Einstellungen bleiben grundsätzlich vorhanden, aber die „Tür“ ist sichtbarer geworden. Das ist einer der Gründe, warum Sie im nächsten Schritt besonders auf Profile und Rechte achten sollten.

Step 9: Admin-Risiko verstehen: Standard User bekommen mehr sichtbare Optionen

Hier kommt der wichtigste organisatorische Hinweis: Durch die neue Positionierung der Optionen können Standard-User leichter an Konfigurationsfunktionen gelangen.

In Zoho CRM gibt es typischerweise ein Standard-Profil, mit dem Standardbenutzer bestimmte Aktionen ausführen dürfen. Wenn diese Aktionen früher tiefer in versteckten Menüs lagen, sind viele Teams dort einfach nie „hingeklickt“.

Jetzt sind sie leichter auffindbar. Das bedeutet: Prüfen Sie Ihre Profile und Rechte rechtzeitig.

Empfohlener Ansatz

  1. Gehen Sie in Ihre Profile.
  2. Erstellen Sie ein Clone von „Standard“.
  3. Deaktivieren Sie unten im Profil gezielt Optionen rund um:
    • Automation
    • Cadences
    • alle „System verändern“ Fähigkeiten, die nicht zum Tagesgeschäft gehören
  4. Lassen Sie nur das an, was Ihre User wirklich brauchen, zum Beispiel Email Integration.

So stellen Sie sicher, dass Benutzer nicht aus Versehen Automationen oder Workflows anlegen, die Sie nicht kontrolliert ausrollen möchten.

Step 10: Team Module statt Custom Modules (wenn Team-spezifische Admin-Rechte gebraucht werden)

Zusätzlich zu Team Spaces gibt es eine neue Funktion: Team Module. Wer bereits mit Custom Modules arbeitet, versteht das Prinzip schnell.

Unterschied: Team Module sind innerhalb eines Team Spaces verankert und erlauben feinere Berechtigungen.

Was das praktisch bedeutet

Sie können damit einem Benutzer ermöglichen, innerhalb seines Team Spaces so etwas wie Administrator-Fähigkeiten für „seine“ Module zu haben, ohne ihm vollständigen Zugriff auf alles im gesamten System zu geben.

Das ist besonders spannend, wenn Sie Rollen sauber trennen müssen. Beispiel: Ein Customer-Service-Leiter darf innerhalb des Service-Bereiches komplex arbeiten, aber nicht in Leads „herumprobieren“.

Requests (Vorabdatensätze) verstehen

Im Kontext von Team Spaces taucht auch Requests auf: Dabei handelt es sich um einen vorläufigen Datensatz, der bei Genehmigung in das echte Modul überführt wird.

Viele Teams nutzen hierfür am Anfang keine klaren Workflows. Ein denkbarer Use Case wäre:

  • Sie lassen Personen außerhalb eines Teams „pseudo“ Anfragen anlegen.
  • Diese landen dann in einer Queue, die das Team abarbeitet.

In der Praxis wird das häufig statt über Requests über Status-Logik in einem normalen Modul gelöst.

Tipp: Wenn Team Modules noch nicht zu Ihrem Setup passen, bleiben Custom Modules und Rollenbasierte Rechte in vielen Fällen völlig ausreichend.

Step 11: Weitere UI-Änderungen, die Sie im Alltag sofort merken

Zum Schluss ein paar kleinere Änderungen, die sich schnell im Alltag bemerkbar machen:

  • Suche nach Records ist jetzt oben rechts (vorher eher kleiner Icon im unteren Bereich).
  • Universal Create fragt teils auch nach der Erstellung ganzer Module, wenn ein Benutzer einen Datensatz anlegt. Das ist ein zusätzlicher Grund, warum restriktive Profile wichtig sind.
  • Ask Zia (Assistent) ist vorhanden: Sie können Fragen zu Daten stellen und teils sogar Aktionen anstoßen. Die „Help“-Komponente gilt als besonders hilfreich, „Actions“ sind noch nicht in allen Fällen perfekt.
  • Marketplace sitzt jetzt oben rechts statt an einer früheren Stelle. Von dort finden Sie Erweiterungen, Installationen und Updates.

Fazit: Der Rollout ist meist kosmetisch, aber Rechteprüfung ist Pflicht

Zoho CRM for Everyone bringt eine modernere Navigation, bessere Optionen für Listenansichten und mehr Möglichkeiten zur Strukturierung über Team Spaces. Funktional bleibt vieles gleich. Der größte Impact kommt aber indirekt: Durch die neue Positionierung von Optionen können Standardbenutzer leichter an Konfigurationswerkzeuge gelangen.

Wenn Sie vor dem Rollout Ihre Profile klonen und die unnötigen Automations- und Admin-Berechtigungen für Standard-User deaktivieren, bleibt der Umstieg für Ihr Team deutlich entspannter.

Wenn Sie Unterstützung brauchen

Wenn Sie möchten, dass Ihr Zoho-Setup inkl. Team Spaces, Berechtigungen und UI-Standards sauber vorab vorbereitet ist, kann ein technischer Check helfen, Stolperstellen zu vermeiden. Nutzen Sie dafür gern eine professionelle Unterstützung im Rahmen Ihrer Zoho-Implementierung.

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