NEUE APP! Zoho POS — Erste Eindrücke

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Inhaltsverzeichnis

Step 1: Überblick und Kernkonzept von Zoho POS

Zoho POS ist ein Point-of-Sale-System, das sich nahtlos an Zoho Books, Zoho Inventory und vermutlich Zoho Commerce anbindet. Ziel ist es, eine vollständige Instore- und Online-Lösung zu bieten: Backend-Verwaltung im Browser, mobile Kassen auf Tablets oder iPads und eine direkte Verbindung zu Artikeldaten, Preisen und Lagerbeständen.

Im Kern verbindet Zoho POS das digitale Inventar mit realer Verkaufs-Hardware und Zahlungsabwicklung. Das macht es mehr als nur eine Artikelliste: Es wird zum zentralen Programm für Verkaufsvorgänge, Schichtabrechnungen und stationäre Abläufe.

Step 2: Erstkonfiguration und Integration mit Books & Inventory

Beginnen Sie mit der Verknüpfung zu Ihren vorhandenen Zoho-Apps. Zoho POS übernimmt Artikelstamm, Bilder, Preise und physische Bestände aus Books und Inventory. Die wichtigsten Punkte bei der Einrichtung:

  • Artikel-Sync: Stellen Sie sicher, dass Artikel, SKU und Preislisten korrekt übertragen werden.
  • Standorte: Aktivieren Sie Filialen, wenn Sie in mehreren Lokationen verkaufen möchten.
  • Steuer- und Vorlagenpräferenzen: Diese Einstellungen entsprechen weitgehend denen aus Zoho Books.

Wenn ein POS-Bestellung erstellt wird, legt das System typischerweise eine Verkaufsorder in Books an. Daher lohnt es sich, Automatisierungen möglichst konsolidiert in Books zu halten, sofern keine POS-spezifischen Workflows nötig sind.

Step 3: Artikelverwaltung und POS-spezifische Einstellungen

Zoho POS fügt pro Artikel POS-spezifische Felder hinzu, die im normalen Buchhaltungssystem nicht relevant sind. Nutzen Sie diese Einstellungen, um Instore-Anforderungen abzubilden:

  • Maximaler Rabatt und Preisrestriktionen, damit Mitarbeiter nicht unbeabsichtigt zu stark rabattieren.
  • Wägefunktion für Produkte, die nach Gewicht verkauft werden (z. B. Obst, Fleisch).
  • Artikelkategorien, die in der Kassenoberfläche sichtbar sind, damit Mitarbeiter schnell aus Kategorien wie “Kleidung” oder “Zubehör” auswählen können.
  • Menge vor dem Hinzufügen aktivieren, um Missbuchungen zu vermeiden.

Diese Felder sorgen für bessere Kontrolle und reduzieren Fehler bei der täglichen Bedienung.

Step 4: Register, Hardware und Standorte konfigurieren

Ein Register ist in Zoho POS die konkrete Kasseninstanz (z. B. iPad oder Tablet) und kann einem Standort zugewiesen werden. Wichtige Komponenten:

  • Register: Erstellen Sie für jede Kassenstation ein eigenes Register.
  • Hardware: Anbindung von Druckern, Barcode-Scannern, Kassenschubladen und ggf. Waagen.
  • Zahlterminal: Unterstützte Zahlungsanbieter wie Stripe, Square, Authorize.net und Zoho Payments anbinden.

Standorte steuern Lagerzuordnung, Sequenzen und rollenbasierte Verwaltung. Legen Sie fest, ob ein Standort als Verkaufsstelle oder Lager fungiert.

Step 5: Sessions und Kassenmanagement

Sessions sind die Schichten oder Tagesabschlüsse für ein Register. Sie bilden die Grundlage für Kassenabrechnung:

  • Start- und Endbetrag festlegen, um Cashflows zu verfolgen.
  • Bargeldtransaktionen gehören klar einer Session — Kreditkartenbuchungen beeinflussen nicht den Kassenbestand.
  • Standardanfangsbestand definieren, z. B. 1.000 Euro, um klare Übergaben zu gewährleisten.
  • Berichterstattung am Sessionende (z. B. automatische E-Mail mit Verkaufsübersicht) aktivieren, damit Filialleitung tägliche Ergebnisse sofort erhält.

Richtlinie: Legen Sie einen festen Startbestand fest und führen Sie regelmäßige Safe-Picker ein, anstatt Bargeld dauerhaft im Register zu belassen.

Step 6: Zahlungsabwicklung, Belegerstellung und Versand

Zoho POS unterstützt mehrere Zahlungsanbieter. Bei der Konfiguration sollten Sie beachten:

  • Card Terminals anschließen und testen.
  • Belegdruck: Verbinden Sie Thermodrucker für Kundenbelege und internen Ausdruck.
  • Versandoptionen: Für hybride Szenarien (Kunde bezahlt im Laden, Artikel wird verschickt) bieten die Shipping-Integrationen nahtlose Abläufe.

Das System trennt Zahlungsarten klar: Bargeld muss in die Session verbucht werden; Kartenzahlungen laufen über Ihr Zahlungsanbieter-Konto.

Step 7: Automatisierung, APIs und Workflows

Ein großer Vorteil von Zoho POS ist die native Integration in Zoho Workflow, Custom Code und Webhooks. Nutzen Sie diese Möglichkeiten:

  • Automatisierte E-Mails nach Sessionende oder für bestimmte Verkaufsereignisse.
  • Custom Code, um besondere Geschäftslogiken zu implementieren.
  • Webhooks und API für Drittanbietersysteme oder interne Dashboards.

Empfehlung: Zentralisieren Sie Automatisierungen nach Möglichkeit in Zoho Books, es sei denn, Sie benötigen POS-exklusive Trigger oder möchten API-Aufrufe aufteilen.

Step 8: Reporting und Berichte für den Ladenbetrieb

Die vorhandenen Reports ähneln denen aus Books und Inventory. Für stationären Handel sind jedoch zusätzliche Berichte wichtig:

  • Bericht über Sessions: Cashflow pro Schicht, Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand.
  • Top-Seller nach Kategorie oder Register.
  • Inventaralarme: Artikel mit niedrigen Beständen, die nachgefüllt werden müssen.

„Geben Sie mir einen Bericht der letzten 10 Sessions und eine Zusammenfassung des Cashflows.“

Solche POS-spezifischen Berichte dürften in Zukunft verstärkt verfügbar werden und sind für Filialsteuerung essenziell.

Step 9: Praxistipps zur Einführung und Best Practices

Praktische Empfehlungen für eine saubere Einführung:

  1. Testlauf mit einem Register und einer kleinen Artikelgruppe, bevor Sie alles live schalten.
  2. Schulungen für Bedienpersonal: Umgang mit Sessions, Rabatten und Erstattungen üben.
  3. Hardware-Check: Scanner, Drucker und Kassenschubladen vor Ort prüfen.
  4. Sicherheitsregeln für Bargeldmanagement und Session-Übergaben festlegen.
  5. Automationen planen, z. B. tägliche E-Mails, Low-Stock-Alerts und Buchungsprozesse in Books.

Step 10: Fazit und nächste Schritte

Zoho POS ist mehr als eine einfache Kassen-App. Durch die tiefe Integration in Zoho Books und Inventory sowie die Unterstützung für Hardware, Payment-Provider und Workflows eignet es sich besonders für Unternehmen, die eine durchgängige Lösung innerhalb des Zoho-Ökosystems wollen.

Wenn Sie Filialen, Cashflow-Transparenz und automatisierte Prozesse benötigen, ist Zoho POS eine ernsthafte Option. Testen Sie die Anwendung in einer Demo-Umgebung, konfigurieren Sie Register und Sessions und bauen Sie automatisierungen in Books auf, um einen schlanken, zuverlässigen Verkaufsprozess zu etablieren.