In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Module in Zoho CRM sinnvoll verwalten. Wenn Sie Ihre CRM-Oberfläche aufräumen und optimieren möchten, damit Sie schneller arbeiten und weniger Zeit mit Suchen verbringen, dann sind Sie hier richtig. Wir führen Sie durch das Deaktivieren und Löschen von Modulen, das Umordnen der Menüstruktur, das Erstellen neuer Module (Organisation vs. Team) sowie durch bewährte Vorgehensweisen, damit Ihr System sauber, sicher und zukunftsfähig bleibt.

Step 1: Zugriff auf die Module – wo Sie anfangen

Der erste Schritt ist, die richtige Stelle in Zoho CRM aufzurufen. Öffnen Sie das CRM und klicken Sie auf Einstellungen (meistens links unten oder im oberen Bereich, abhängig von Ihrer UI-Version). Scrollen Sie in der Seitenleiste zu Anpassung und wählen Sie Module und Felder. Dort sehen Sie eine Liste aller Module, die in Ihrem System verfügbar sind.

Warum ist dieser Bereich wichtig? Hier sehen Sie die Gesamtübersicht aller Module – sowohl Standardmodule (wie Leads, Kontakte, Deals) als auch benutzerdefinierte Module, die Sie oder andere Administratoren erstellt haben. Sobald Sie hier sind, können Sie Module verwalten, ohne jedes einzelne Modul einzeln aufrufen zu müssen.

Tipp: Wenn Sie mehrere Administratoren haben, vergewissern Sie sich, dass Sie Änderungen erklären oder dokumentieren, bevor Sie Module dauerhaft löschen oder deaktivieren. Ein kurzer Änderungslog spart später viel Zeit.

Step 2: Die Module-Übersicht verstehen

In der Modulübersicht sehen Sie die Module in der Reihenfolge, wie sie im CRM-Menü erscheinen. Diese Reihenfolge ist nicht nur kosmetisch: Sie bestimmt, welche Einträge für Ihre Benutzer sofort sichtbar sind. Denken Sie daran: Benutzer greifen täglich auf die obersten Module häufiger zu, daher sollte die Reihenfolge die tatsächliche Nutzung widerspiegeln.

Wesentliche Elemente der Übersicht:

• Modulname: Identifiziert das Modul.
• Optionen-Menü (drei Punkte): Hier finden Sie Aktionen wie Löschen oder weitere Einstellungen.
• Toggle-Schalter: Zum Aktivieren oder Deaktivieren des Moduls ohne Datenverlust.
• Ziehpunkte (links): Nutzen Sie diese, um Module per Drag & Drop umzusetzen.

Beispiel: Wenn Ihr Team das Modul “Sales Inbox” täglich nutzt, ziehen Sie es weiter nach oben. Wenn ein Modul selten benötigt wird, verschieben Sie es weiter nach unten oder deaktivieren es temporär.

Step 3: Modul deaktivieren vs. löschen – Wann was sinnvoll ist

Eine der häufigsten Fragen lautet: Sollten wir ein Modul wirklich löschen oder nur deaktivieren? Hier sind die Grundprinzipien, die wir empfehlen:

• Deaktivieren (ausblenden): Verwenden Sie diese Option, wenn das Modul momentan nicht benötigt wird, Sie aber die Daten eventuell wieder verwenden möchten. Deaktivieren ist reversibel und schützt die vorhandenen Datensätze davor, verloren zu gehen.
• Löschen: Löschen Sie ein Modul nur, wenn Sie sicher sind, dass die Daten endgültig überflüssig sind. Gelöschte Module entfernen sämtliche zugehörigen Daten und Felder – Wiederherstellung ist schwierig bis unmöglich, wenn keine Backups existieren.

Warum ist Deaktivieren oft die bessere Wahl? Weil Sie damit zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Das Menü bleibt aufgeräumt, ohne dass Historie oder wichtige Informationen verloren gehen. Viele Unternehmen stellen später fest, dass alte Daten für Analysen, Audit oder Wiedernutzung wichtig sind.

Worauf Sie achten sollten, bevor Sie löschen:

• Prüfen Sie Abhängigkeiten: Berichte, Workflows, Automatisierungen oder APIs können auf Felder aus dem Modul referenzieren.
• Erstellen Sie ein Backup: Exportieren Sie alle Daten des Moduls, bevor Sie definitiv löschen.
• Dokumentation: Halten Sie fest, wer die Löschung genehmigt hat und warum.

Step 4: Module umordnen – Ordnung schafft Effizienz

Die Reihenfolge der Module in Zoho CRM wirkt kleiner als sie ist. Eine logisch geordnete Menüstruktur reduziert Klicks, verkürzt Trainingszeiten und beschleunigt tägliche Arbeitsabläufe.

So ordnen Sie Module neu:

1. Klicken Sie in der Modulübersicht auf die Ziehpunkte (links neben dem Modulnamen).
2. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Modul an die gewünschte Position.
3. Lassen Sie die Maustaste los – die Reihenfolge wird sofort übernommen.

Empfehlungen zur Reihenfolge:

• Platzieren Sie die meistgenutzten Module ganz oben (z. B. Leads, Kontakte, Sales Inbox).
• Ordnen Sie Module thematisch (z. B. Vertriebsmodulgruppe, Service-Modulgruppe, Marketing-Module).
• Verwenden Sie Team-Module am Ende oder in einer separaten Gruppe, wenn sie nur bestimmten Benutzern zugänglich sind.

Wenn Sie in einem großen Team arbeiten, stimmen Sie die Reihenfolge am besten mit Teamleitern ab, damit die Navigation für alle logisch bleibt. Kleine Änderungen können große Zeiteinsparungen bewirken.

Step 5: Ein neues Modul erstellen – Organisation vs. Team

Manchmal benötigen Sie ein Modul, das nicht standardmäßig vorhanden ist – beispielsweise ein “Immobilien”-Modul für Makler oder ein “Projekte”-Modul für Dienstleister. Zoho CRM erlaubt das Erstellen von benutzerdefinierten Modulen, und dabei haben Sie zwei Hauptoptionen:

• Organisations-Modul: Steht allen Benutzern in der Organisation zur Verfügung. Wählen Sie dies, wenn die Daten teamübergreifend relevant sind.
• Team-Modul: Nur ein bestimmter Benutzerkreis oder eine Abteilung sieht und nutzt dieses Modul. Ideal für vertrauliche oder abteilungsspezifische Daten.

Schritt für Schritt ein neues Modul anlegen:

1. Klicken Sie in der Modulübersicht auf Neues Modul erstellen oder den entsprechenden Button.
2. Wählen Sie, ob es ein Organisations- oder Team-Modul sein soll.
3. Geben Sie dem Modul einen eindeutigen, sprechenden Namen (z. B. “Immobilien” statt “Prop”).
4. Legen Sie die Sektionen an: Strukturieren Sie das Modul in logische Bereiche wie “Basisdaten”, “Finanzen”, “Adresse & Lage”, “Agenteninformationen”.
5. Fügen Sie Felder hinzu: Textfelder, Auswahlfelder (Picklists), Datum, Währung, Lookup-Felder zu anderen Modulen, Datei-/Bild-Felder usw.
6. Speichern und prüfen Sie das Modul in einer Testumgebung oder mit einem Testuser.

Beispiel: Modul “Immobilien” – empfohlene Felder

• Objekt-ID (automatisch)
• Titel/Bezeichnung
• Adresse (Straße, Stadt, PLZ, Bundesland, Land)
• Objekttyp (Wohnung, Einfamilienhaus, Gewerbe) – Picklist
• Preis – Währungsfeld
• Verfügbarkeit (Verfügbar, Vermietet, Verkauft) – Picklist
• Makler/Agent – Lookup zu Benutzer/Agenten-Modul
• Fläche (m²) – numerisch
• Fotos – Dateifeld
• Exposé/Anmerkungen – Langtext
• Datum der Aufnahme / Listenstart

Tipp: Verwenden Sie Lookup-Felder, um Beziehungen zu bestehenden Modulen wie Kontakte oder Deals herzustellen. Dadurch bleibt Ihre Datenstruktur relational und Berichte werden deutlich mächtiger.

Step 6: Felder und Sektionen richtig planen

Bevor Sie ein Modul zu detailliert anlegen, planen Sie Feldnamen, Feldtypen und die Gruppierung in Sektionen. Eine gute Planung vermeidet spätere Umstellungen, die komplex sein können, wenn bereits viele Datensätze existieren.

Planungs-Checkliste:

• Welchen Zweck erfüllt das Modul? (Transaktion, Stammdaten, Prozesshilfe)
• Welche Felder sind Pflichtfelder und welche optional?
• Sind Felder standardisiert (z. B. Picklists) oder frei (z. B. Text)? Standardisierung erleichtert Auswertungen.
• Gibt es Felder, die mit anderen Modulen verknüpft werden müssen (Lookup)?
• Sollen Felder in Berichten oder Dashboards erscheinen? Falls ja, prüfen Sie deren Datenformat.

Wenn Sie Felder umbenennen oder löschen müssen, denken Sie daran, dass dies bestehende Automatisierungen, Berichte und Integrationen beeinflussen kann. Testen Sie Änderungen in einer Sandbox, wenn möglich.

Step 7: Berechtigungen und Sichtbarkeit

Ein neu erstelltes Modul sollte mit korrekten Berechtigungen versehen werden. Nicht jeder Benutzer muss alle Module sehen oder bearbeiten können. Nutzen Sie Rollen, Profile und Freigaberegeln, um Zugriff granular zu steuern.

Empfohlene Vorgehensweise:

• Definieren Sie, welche Rollen das Modul sehen müssen.
• Konfigurieren Sie Profile für Ersteller-, Bearbeitungs- und Leserechte.
• Nutzen Sie Freigaberegeln, um Datensatzbesitz und Teamzugriff zu steuern.
• Erstellen Sie Ansichtsbeschränkungen für sensible Daten.

Beispiel: Ein “Bewerber”-Modul (Recruiting) könnte nur für HR sichtbar sein, während ein “Kundenreferenz”-Modul organisationweit zugänglich ist.

Step 8: Integrationen, Berichte und Workflows prüfen

Bevor Sie Module deaktivieren oder löschen, prüfen Sie bestehende Workflows, Berichte, Dashboards und externe Integrationen (z. B. API-Verbindungen). Ein gelöschtes Modul kann Automatisierungen abbrechen oder Reports unvollständig machen.

Schritte zur Prüfung:

1. Suchen Sie nach Workflows, die Felder oder Module referenzieren.
2. Überprüfen Sie Berichte und Dashboards auf Abhängigkeiten.
3. Kontrollieren Sie Integrationen und APIs (z. B. Zapier, Integromat/Make), die Daten aus dem Modul ziehen oder schreiben.
4. Führen Sie Tests mit einer kleinen Gruppe an Benutzern durch, bevor Sie Änderungen global ausrollen.

Wenn ein Modul deaktiviert wird, funktionieren Berichte oft weiterhin, solange die Daten nicht gelöscht wurden. Beim Löschen verlieren Sie außerdem historische Verknüpfungen zu anderen Modulen – das kann bei Analysen problematisch sein.

Step 9: Governance und Change-Management

Gute CRM-Pflege ist mehr als Technik: Es benötigt Prozesse, Verantwortlichkeiten und regelmäßige Überprüfungen. Wir empfehlen, eine Governance-Policy zu etablieren.

Best Practices für Governance:

• Ernennen Sie einen Modul-Owner oder CRM-Administrator, der Änderungen genehmigt.
• Führen Sie ein Änderungsprotokoll (Was, Warum, Wer, Wann).
• Planen Sie regelmäßige Reviews (z. B. quartalsweise), um veraltete Module zu identifizieren.
• Schulen Sie Nutzer regelmäßig zu Struktur und Nutzung des CRMs.

Ein strukturierter Ablauf verhindert Chaos: Teams wissen, wo Informationen liegen, und Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert.

Step 10: Sicherheitskopien, Sandbox und Testen

Bevor Sie Module löschen oder umfangreiche Anpassungen vornehmen, erstellen Sie Backups. Zoho ermöglicht den Export von Moduldaten. Zusätzlich sollten Sie Änderungen in einer Sandbox- oder Testumgebung vorab implementieren und prüfen.

Was sollte in einem Backup enthalten sein?

• Alle Datensätze des Moduls (CSV-/Excel-Export)
• Felddefinitionen und Sektionsstruktur
• Berichte und Workflows, die das Modul referenzieren
• Dokumentation zu den vorgenommenen Änderungen

Nach Wiederherstellung oder Neuaufbau sollten Sie stichprobenartig Datenintegrität und Verknüpfungen testen. Nur so vermeiden Sie unvorhergesehene Ausfälle.

Step 11: Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Auch erfahrene Administratoren machen Fehler. Hier sind die häufigsten Fallen und wie wir sie vermeiden:

• Fehlende Kommunikation: Änderungen ohne Ankündigung führen zu Verwirrung. Informieren Sie Ihr Team und bieten Sie kurze Trainings an.
• Unüberlegte Löschungen: Kein Backup vor Löschung kann zu dauerhaftem Datenverlust führen.
• Nicht-überprüfte Abhängigkeiten: Workflows oder externe Tools brechen. Immer Dependencies checken.
• Zu viele ähnliche Module: Duplikate erschweren Auswertungen. Konsolidieren Sie Module, wenn möglich.

Step 12: Tipps zur langfristigen Ordnung

Ein aufgeräumtes CRM bleibt nicht von allein sauber. Hier einige Empfehlungen für nachhaltige Ordnung:

• Nutzen Sie klare Namenskonventionen (z. B. “Project – Kundenname” oder “Immobilien – Standort”).
• Standardisieren Sie Picklists und verwenden Sie Übersetzungen nur, wenn nötig.
• Richten Sie regelmäßige Archivierungsprozesse ein (z. B. ältere als X Jahre in Archiv-Modul verschieben).
• Melden Sie neue Modul-Anfragen: Ein kleines Formular reicht, um Änderungswünsche zu sammeln und zu priorisieren.
• Führen Sie ein Einführungs-Training für neue Mitarbeiter durch, das die relevanten Module erklärt.

Step 13: Beispiele aus der Praxis

Praxisbeispiel 1 — Immobilienfirma

Ein Immobilien-Team erstellt ein Organisations-Modul “Immobilien”. Die Struktur erleichtert dem Vertrieb das Erstellen von Exposés, dem Marketing das Ausspielen von Anzeigen und dem Management die Auswertung des Portfolios. Lookup-Felder zu Kontakten und Deals sorgen dafür, dass Sie Leads nahtlos in Angebote verwandeln können.

Praxisbeispiel 2 — Dienstleister mit Projektteam

Ein Dienstleister legt ein Team-Modul “Interne Projekte” an, zugänglich nur für das PMO und die Projektleiter. Das vermeidet Informationsüberflutung bei anderen Abteilungen und hält vertrauliche Ressourcen lokal.

Fazit

Die Organisation Ihrer Module in Zoho CRM wirkt sich direkt auf Effizienz, Nutzerzufriedenheit und Datenqualität aus. Mit wenigen Handgriffen – Module deaktivieren statt löschen, Module logisch anordnen, neue Module gezielt anlegen und sorgfältig Berechtigungen setzen – gestalten Sie ein CRM, das Ihre Prozesse unterstützt statt sie zu behindern. Dokumentation, Governance und regelmäßige Reviews sind dabei die Schlüssel zum langfristigen Erfolg. Wenn Sie strukturiert vorgehen und Veränderungen testen, können Sie Risiken minimieren und Ihren CRM-Nutzen maximieren.

Was ist der Unterschied zwischen Deaktivieren und Löschen eines Moduls?

Beim Deaktivieren wird das Modul aus der Ansicht entfernt, aber alle Daten bleiben im System gespeichert. Sie können das Modul später wieder aktivieren und die Daten sind noch vorhanden. Beim Löschen werden alle zugehörigen Daten und Felddefinitionen permanent entfernt. Löschen sollten Sie nur durchführen, wenn Sie sich sicher sind, dass die Daten nicht mehr benötigt werden und Sie ein Backup erstellt haben.

Wer kann Module in Zoho CRM erstellen oder löschen?

Nur Administratoren oder Benutzer mit entsprechenden Rechten können Module erstellen, löschen oder deaktivieren. Es ist empfehlenswert, nur wenigen, verantwortlichen Personen solche Rechte zu geben, um unkoordiniertes Vorgehen zu vermeiden. Nutzen Sie Rollen und Profile, um Zugriffsrechte granular zu steuern.

Beeinflussen Module Berichte und Workflows?

Ja, Module und deren Felder können in Berichten, Dashboards und Workflows verwendet werden. Wenn Sie ein Modul löschen, brechen eventuell existierende Workflows oder Berichte. Vor Änderungen sollten Sie daher Abhängigkeiten prüfen und nötigenfalls Berichte anpassen oder Workflows deaktivieren.

Sollte ein Modul als Organisations- oder Team-Modul erstellt werden?

Erstellen Sie ein Organisations-Modul, wenn die Daten teamübergreifend relevant sind. Wählen Sie ein Team-Modul, wenn die Informationen nur einer Abteilung oder einem spezifischen Nutzerkreis zugänglich sein sollen. Berücksichtigen Sie dabei auch Compliance-, Datenschutz- und Sichtbarkeitserfordernisse.

Wie teste ich Änderungen sicher?

Idealerweise nutzen Sie eine Sandbox- oder Testumgebung, um Änderungen vorab zu prüfen. Wenn keine Sandbox verfügbar ist, erstellen Sie Backups und führen Sie Tests mit einer kleinen Benutzergruppe durch. Dokumentieren Sie die Tests und verifizieren Sie, dass Berichte und Integrationen weiterhin funktionieren.

Was tun, wenn ein Modul versehentlich gelöscht wurde?

Wenn Sie ein Modul versehentlich löschen, prüfen Sie unverzüglich, ob Sie ein Backup exportiert oder ob Zoho Support helfen kann. Chancen auf vollständige Wiederherstellung sind begrenzt, daher ist Prävention (Backups, Genehmigungsprozesse) entscheidend. Kontaktieren Sie den Support Ihres Zoho-Partners für weitere Schritte.

Wie oft sollten wir unsere Module überprüfen?

Wir empfehlen, Modul-Übersichten und -Strukturen mindestens vierteljährlich zu überprüfen. In schnell wachsenden Unternehmen kann ein monatlicher Check sinnvoll sein. Regelmäßige Überprüfungen helfen, veraltete Module zu identifizieren, Duplikate zu konsolidieren und sicherzustellen, dass Ihr CRM die aktuellen Geschäftsprozesse abbildet.

Welche Felder sind am wichtigsten beim Erstellen eines neuen Moduls?

Wichtige Felder sind eindeutige Identifier (z. B. Objekt-ID), Kontakt- oder Lookup-Felder zu bestehenden Modulen, Status- oder Status-Picklists, Datumsfelder für wichtige Meilensteine und Felder für Währungen/numerische Werte. Planen Sie auch Felder für Reporting und Filterzwecke ein, um spätere Analysen zu erleichtern.

Wie handhaben wir archivierte Daten?

Archivierte Daten sollten in einem separaten Modul oder als exportierte Sicherung aufbewahrt werden. Wenn Archivierungsanforderungen bestehen, legen Sie Regeln fest, wann Datensätze archiviert werden (z. B. älter als 5 Jahre) und wer Zugriff darauf hat. Dies hält das aktive System schlank, erhält aber historische Informationen für Audits und Analysen.

Welche Best Practices gibt es für Modulnamen?

Wählen Sie klare, aussagekräftige Namen, die den Zweck des Moduls unmittelbar vermitteln (z. B. “Kundenreferenzen”, nicht nur “Refs”). Vermeiden Sie Abkürzungen, die nicht allgemein bekannt sind. Nutzen Sie einheitliche Namenskonventionen, damit Benutzer Module leicht finden und nutzen können.