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Der Aufbau eines effektiven Sales Funnels ist entscheidend, um den Verkaufsprozess Ihres Unternehmens zu optimieren und den Umsatz zu steigern. Zoho CRM bietet leistungsstarke Tools, mit denen Sie Ihre Vertriebsprozesse individuell gestalten, automatisieren und präzise auswerten können. In diesem umfassenden Leitfaden zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihren Sales Funnel in Zoho CRM einrichten, von der Anpassung der Lead-Status und Deal-Phasen über die Automatisierung von Workflows bis hin zur Erstellung aussagekräftiger Funnel-Berichte.

Dieser Artikel basiert auf bewährten Methoden und Praxiserfahrungen, die Ihnen helfen, Ihre Vertriebsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten – unabhängig davon, ob Sie gerade erst mit Zoho CRM starten oder Ihre bestehende Installation optimieren möchten.

Schritt 1: Grundlegende Einrichtung der Lead-Status und Deal-Phasen

Bevor Sie mit Automatisierungen und Analysen beginnen, ist es unerlässlich, Ihre Vertriebsphasen klar zu definieren. Zoho CRM unterscheidet zwischen Leads und Deals, wobei jeder Bereich seine eigenen Status und Phasen hat, die den Fortschritt im Verkaufsprozess widerspiegeln.

Leads: Lead-Status definieren

Im Modul „Leads“ ist das Feld Lead-Status das Herzstück Ihres Lead-Funnels. Standardmäßig sind dort einige Status wie „Nicht kontaktiert“, „Versucht“, „Später kontaktieren“, „Kontaktiert“, „Verloren“ oder „Qualifiziert“ hinterlegt. Diese Status sollten Sie individuell an Ihr Verkaufsmodell anpassen.

• Lead-Status anpassen: Gehen Sie in den Einstellungen unter Module und Felder zum Lead-Modul und bearbeiten Sie die Lead-Status. Sie können bestehende Status umbenennen, neu anordnen oder weitere Status hinzufügen.
• Forecast-Kategorien: Jedem Status können Kategorien zugeordnet werden, z. B. „Offener Lead“, „Nicht qualifiziert“ oder „Junk Lead“. Diese helfen bei der späteren Berichterstattung und Prognosen.
• Lead-Quelle tracken: Das Feld Lead Source ist essenziell, um zu verstehen, woher Ihre Leads kommen. So können Sie nachvollziehen, welche Kanäle am effektivsten sind und Marketingmaßnahmen gezielter steuern.

Ein wichtiger Tipp ist, für die wichtigsten Lead-Status auch Zeitstempel zu hinterlegen. So können Sie z. B. ein Datumsfeld „Kontaktiert am“ hinzufügen, das automatisch ausgefüllt wird, sobald der Lead auf den Status „Kontaktiert“ wechselt. Das erleichtert die spätere Analyse und Berichterstattung enorm.

Deals: Deal-Phasen und Pipelines anlegen

Im Gegensatz zu Leads arbeiten Deals mit Phasen, die den Fortschritt eines Verkaufsabschlusses darstellen. Diese Phasen sind in sogenannten Pipelines organisiert, die verschiedene Verkaufsprozesse abbilden können.

• Pipeline-Management: Zoho CRM erlaubt es, mehrere Pipelines anzulegen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie unterschiedliche Zielgruppen bedienen, z. B. B2B- und B2C-Kunden, oder verschiedene Branchen mit unterschiedlichen Verkaufszyklen.
• Phasen anpassen: Innerhalb jeder Pipeline definieren Sie die einzelnen Phasen, z. B. „Erstkontakt“, „Angebot gesendet“, „Verhandlung“, „Abgeschlossen“ oder „Verloren“. Jede Phase kann mit einer Abschlusswahrscheinlichkeit versehen und in Forecast-Kategorien eingeteilt werden.
• Zusätzliche Felder für Timeline-Informationen: Wie bei Leads ist es hilfreich, wichtige Ereignisse mit Datum zu versehen. Beispielsweise können Sie ein Feld „Angebotsdatum“ hinzufügen, das automatisch befüllt wird, wenn die Phase „Angebot gesendet“ erreicht wird.

Diese klare Strukturierung sorgt dafür, dass Sie jederzeit wissen, wo sich Ihre Deals im Prozess befinden, und ermöglicht gezielte Maßnahmen zur Steuerung des Verkaufs.

Schritt 2: Workflow-Automatisierungen für Ihren Sales Funnel einrichten

Automatisierungen sind der Schlüssel, um Ihren Sales Funnel effizient und fehlerfrei zu gestalten. Zoho CRM bietet mit den Workflow-Regeln eine flexible Möglichkeit, Aktionen basierend auf bestimmten Ereignissen auszulösen. So sparen Sie Zeit, vermeiden manuelle Fehler und stellen sicher, dass keine Leads oder Deals „verloren“ gehen.

Lead-Zuweisung automatisieren

Eine der ersten Automatisierungen, die Sie einrichten sollten, ist die automatische Zuweisung von Leads an die richtigen Vertriebsmitarbeiter.

• Workflow-Regel erstellen: Erstellen Sie eine neue Regel im Bereich Automatisierung > Workflow-Regeln für das Modul „Leads“ mit dem Auslöser „Bei Erstellung“. Nennen Sie die Regel z. B. „Lead-Zuweisung bei Erstellung“.
• Bedingungen definieren: Sie können z. B. festlegen, dass Leads, die über das Kontaktformular kommen, an ein bestimmtes Teammitglied oder per Round-Robin-Verfahren an die Vertriebler verteilt werden.
• Aktionen hinzufügen: Neben der Zuweisung können Sie auch automatische E-Mail-Benachrichtigungen an die Leads senden, z. B. eine Willkommensnachricht oder eine Bestätigung des Eingangs.

Diese Automatisierung sorgt dafür, dass jeder neue Lead sofort in die Bearbeitung kommt und keine Zeit verloren geht.

Timeline-Informationen automatisch erfassen

Damit Sie später nachvollziehen können, wann ein Lead oder Deal einen bestimmten Status erreicht hat, empfiehlt es sich, Zeitstempel automatisiert zu erfassen.

• Workflow bei Statusänderung: Erstellen Sie eine Workflow-Regel mit Auslöser „Beim Aktualisieren“ eines Datensatzes und als Bedingung, dass sich der Lead-Status auf „Kontaktiert“ ändert.
• Feldaktualisierung: Fügen Sie eine Aktion hinzu, die das Feld „Kontaktiert am“ mit dem aktuellen Datum ausfüllt.
• Weitere Aktionen: Optional können Sie zeitverzögerte Aufgaben einrichten, z. B. eine Erinnerung zur Nachverfolgung zwei Tage nach dem Erstkontakt.

Diese Vorgehensweise hilft, den Verkaufsprozess transparent zu machen und keine wichtigen Follow-ups zu verpassen.

Workflows für Deal-Phasen anlegen

Analog zu den Lead-Workflows sollten Sie auch für Deals wichtige Automatisierungen einrichten, z. B. für den Versand von Angeboten oder die Nachverfolgung von Verhandlungen.

• Erstellen Sie eine Workflow-Regel für das Modul „Deals“, die beim Wechsel in die Phase „Angebot gesendet“ ausgelöst wird.
• Legen Sie eine Aktion fest, die das Feld „Angebotsdatum“ automatisch mit dem aktuellen Datum füllt.
• Optional können Sie Aufgaben oder Erinnerungen generieren, um sicherzustellen, dass nach dem Angebot zeitnah nachgefasst wird.

So behalten Sie den Überblick über Ihre wichtigsten Deal-Ereignisse und können gezielt Maßnahmen zur Abschlussförderung ergreifen.

Schritt 3: Funnel-Berichte und Analysen in Zoho CRM erstellen

Ein Sales Funnel ist nur so gut wie seine Messbarkeit. Zoho CRM bietet mit dem Analytics-Modul verschiedene Möglichkeiten, Ihre Vertriebsprozesse visuell und aussagekräftig auszuwerten.

Funnel-Report konfigurieren

Der Funnel-Report zeigt Ihnen, wie viele Leads und Deals sich in den einzelnen Phasen Ihres Verkaufsprozesses befinden und wie die Konversionsraten zwischen den Stufen sind.

• Neuen Funnel-Report anlegen: Gehen Sie in den Bereich Analytics und wählen Sie den Funnel-Report aus.
• Phasen definieren: Legen Sie die Phasen fest, die Sie tracken möchten, z. B. Leads erstellt, Leads kontaktiert, Leads konvertiert, Deals erstellt, Angebot gesendet und Deals abgeschlossen.
• Filter setzen: Definieren Sie den Zeitraum, z. B. das laufende Jahr oder ein individuelles Datum, um aktuelle Daten auszuwerten.
• Zusätzliche Filter: Sie können z. B. nach Lead-Quelle oder Region filtern, um die Performance einzelner Kanäle oder Märkte zu analysieren.

Ein entscheidender Vorteil ist die Verwendung der automatisierten Zeitstempel, die Sie in den Workflows angelegt haben. Diese ermöglichen es, präzise zu messen, wann ein Lead oder Deal eine bestimmte Phase erreicht hat, und sorgen für aussagekräftige Reports.

Funnel-Dashboard nutzen

Nachdem Sie Ihren Funnel-Report erstellt haben, binden Sie ihn in ein Dashboard ein, um jederzeit einen schnellen Überblick über Ihre Vertriebs-Pipeline zu erhalten. So können Sie auf einen Blick erkennen, wo sich Ihre Leads und Deals befinden und wo eventuell Handlungsbedarf besteht.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Sales Funnel in Zoho CRM

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Lead-Zuweisung fair und effizient erfolgt?

Zoho CRM bietet die Möglichkeit, Leads per Round-Robin-Verfahren an mehrere Benutzer zu verteilen. So bekommt jeder Vertriebsmitarbeiter eine gleichmäßige Anzahl von Leads zugewiesen. Kombinieren Sie dies mit Kriterien-basierten Workflows, um die Zuweisung noch zielgerichteter zu gestalten.

Kann ich mehrere Pipelines gleichzeitig verwalten?

Ja, Zoho CRM unterstützt mehrere Pipelines. Das ist besonders praktisch, wenn Sie unterschiedliche Verkaufsprozesse für verschiedene Kundensegmente oder Produkte abbilden möchten. Jede Pipeline kann individuell angepasst und mit eigenen Phasen versehen werden.

Wie automatisiere ich Follow-up-Aufgaben, damit keine Leads „verloren“ gehen?

Richten Sie Workflows ein, die automatisiert Aufgaben oder Erinnerungen erstellen, sobald ein Lead oder Deal in eine bestimmte Phase wechselt. Sie können auch verzögerte Aufgaben anlegen, die z. B. nach zwei Tagen eine Nachfassaktion auslösen, falls der Lead noch nicht konvertiert wurde.

Wie nutze ich die Lead-Quelle für bessere Marketing- und Vertriebsentscheidungen?

Das Feld „Lead Source“ sollten Sie konsequent pflegen und in Ihre Berichte einbeziehen. So erkennen Sie, welche Kanäle die besten Leads liefern und wie sich diese im Funnel verhalten. Diese Informationen können Sie an Ihr Marketingteam weitergeben, um Kampagnen gezielt zu optimieren.

Ist es möglich, den Funnel-Bericht nach verschiedenen Kriterien zu filtern?

Ja, Zoho CRM erlaubt es, Funnel-Berichte mit zusätzlichen Filtern zu versehen, z. B. nach Region, Lead-Quelle oder Vertriebsmitarbeiter. So erhalten Sie differenzierte Einblicke und können Ihre Vertriebsstrategie gezielt anpassen.

Fazit: So meistern Sie Ihren Sales Funnel in Zoho CRM

Die Einrichtung eines Sales Funnels in Zoho CRM ist ein mächtiger Schritt, um Ihre Vertriebsprozesse zu standardisieren, zu automatisieren und messbar zu machen. Durch die gezielte Anpassung von Lead-Status, Deal-Phasen und Pipelines schaffen Sie eine klare Struktur, die Ihnen jederzeit den Status Ihrer Verkaufsaktivitäten anzeigt.

Workflow-Automatisierungen sorgen dafür, dass keine wichtigen Schritte vergessen werden und alle Beteiligten immer wissen, was als Nächstes zu tun ist. Die Integration von Zeitstempeln in Ihre Datensätze ist dabei ein besonders wertvolles Hilfsmittel für präzise Analysen.

Mit aussagekräftigen Funnel-Berichten und Dashboards behalten Sie den Überblick über Ihre Vertriebsleistung und können datenbasierte Entscheidungen treffen, um Ihren Umsatz nachhaltig zu steigern.

Wenn Sie diese Schritte konsequent umsetzen, legen Sie den Grundstein für einen erfolgreichen und skalierbaren Vertrieb – und Zoho CRM wird zu Ihrem wichtigsten Werkzeug auf diesem Weg.